數字化檔案資訊服務

　　數字化檔案資訊服務

　　數字化檔案資訊服務是將紙質檔案轉換為數字化形式₪·▩╃，以便更好地儲存☁·₪、管理和共享資訊☁✘│·。這種服務可以包括檔案掃描☁·₪、OCR（光學字元識別）☁·₪、資料輸入☁·₪、數字化儲存和檢索等☁✘│·。

　　數字化檔案資訊服務可以提高效率☁·₪、減少成本和空間₪·▩╃，同時也可以增強資料安全性和可訪問性☁✘│·。透過數字化檔案₪·▩╃，使用者可以更輕鬆地在電腦上查詢和管理檔案₪·▩╃，同時也可以更好地保護檔案免受自然災害☁·₪、盜竊和破壞等風險的威脅☁✘│·。

　　許多公司☁·₪、政府機構☁·₪、博物館☁·₪、圖書館和檔案館等機構都使用數字化檔案資訊服務來管理和保護他們的檔案和記錄☁✘│·。這種服務也可以為個人提供便利₪·▩╃，例如在電腦上儲存家庭照片和重要檔案₪·▩╃，以備不時之需☁✘│·。

　　什麼是檔案數字化╃◕₪？

　　檔案數字化是隨著計算機技術☁·₪、掃描技術☁·₪、掃描線性CCD技術☁·₪、OCR技術☁·₪、數字攝影技術(錄音☁·₪、錄影)☁·₪、資料庫技術☁·₪、多媒體技術☁·₪、儲存技術的發展而產生的一種新型檔案資訊形態₪·▩╃，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案資訊₪·▩╃，以數字化的形式儲存₪·▩╃，網路化的形式互相連線₪·▩╃，利用計算機系統進行管理₪·▩╃，形成一個有序結構的檔案資訊庫₪·▩╃，及時提供利用₪·▩╃，實現資源共享☁✘│·。

　　檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作₪·▩╃，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式₪·▩╃，透過區域網☁·₪、政務網☁·₪、網際網路進行計算機檢索☁·₪、閱讀電子檔案₪·▩╃，為迎接檔案資訊服務新環境的挑戰₪·▩╃，提高管理水平☁·₪、提高效率₪·▩╃，增強檔案業務部門的服務水平₪·▩╃，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務☁✘│·。

　　檔案工作的數字化建設是順應潮流☁·₪、適應時代發展的新舉措☁·₪、新要求☁✘│·。檔案作為一種原生資訊資源₪·▩╃，其重要性正日益凸顯出來₪·▩╃，逐步掌握資訊科技為檔案工作服務₪·▩╃，為社會主義經濟建設服務₪·▩╃，為社會主義精神文明建設服務☁✘│·。

　　數字化檔案管理相較於傳統檔案而言₪·▩╃，在提升經濟效益☁·₪、提高辦公效率☁·₪、增強對檔案原件的保護上具有重要的作用☁✘│·。

　　什麼叫檔案數字化₪·▩╃，檔案數字化的好處

　　檔案數字化是一種新型的檔案資訊管理模式₪·▩╃，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案資訊₪·▩╃，以數字化的形式儲存₪·▩╃，網路化的形式互相連線₪·▩╃，利用計算機系統進行管理₪·▩╃，形成一個有序結構的檔案資訊庫₪·▩╃，及時提供利用₪·▩╃，實現資源共享☁✘│·。

　　1.代替原件使用₪·▩╃，有效延長原件的儲存時間☁✘│·。

　　2.數字化副本分地儲存☁✘│·。要長期或永久儲存的重要檔案₪·▩╃，用資料備份的方法制成多份數字化副本的備份分地儲存☁✘│·。

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡☁✘│·。對字跡出現模糊擴散或褪變的檔案₪·▩╃，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡☁✘│·。

　　4.提高辦公效率₪·▩╃，數字化檔案管理使資料能及時歸檔₪·▩╃，並儘快提供利用₪·▩╃，從而提高辦公效率☁✘│·。

　　5.提高經濟效益₪·▩╃，數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案資訊物件轉為機讀檔案₪·▩╃，不僅節約了保管費用₪·▩╃，節省了佔地空間₪·▩╃，而且查閱方便迅速₪·▩╃，避免了反覆印製資料而造成的紙張和人員的浪費☁✘│·。

　　數字化檔案與傳統紙質檔案有哪些區別

　　對於檔案數字化管理好還是傳統紙質檔案管理好的爭論由來已久₪·▩╃，相信對於這個問題₪·▩╃，每個人心中都有自己的答案☁✘│·。以下是我為大家整理數字化檔案與傳統紙質檔案有哪些區別相關內容₪·▩╃，文章希望大家喜歡▩•✘！

　　一☁·₪、整理的方法不同

　　數字化檔案無須檔案人員進行整理☁✘│·。紙質檔案的整理非常複雜₪·▩╃，分類方案涵蓋本單位各種門類☁·₪、載體的檔案₪·▩╃，要求類目錄設定合理☁·₪、編號科學₪·▩╃，整理規範₪·▩╃，符合國家和行業有關標準☁✘│·。整理上架₪·▩╃，各門類☁·₪、載體檔案分別排列存放₪·▩╃，便於查詢₪·▩╃，無積存零散檔案☁✘│·。

　　二☁·₪、收集的方法不同

　　數字化檔案的收集₪·▩╃，對紙質檔案生成階段的管理₪·▩╃，檔案人員很少直接參與₪·▩╃，一般只要把好歸檔接收環節就行☁✘│·。數字化檔案的'收集工作體系採用文件一體化的管理方式₪·▩╃，保證數字化檔案的內容等資訊的完整性₪·▩╃，它不因時間推移☁·₪、環境變化對檔案形成的背景等資訊被丟失或被破壞☁✘│·。而紙質檔案的收集₪·▩╃，它要求制定檔案材料歸檔範圍和保管期限表₪·▩╃，檔案字跡材料符合國家規定的質量要求₪·▩╃，檔案形成程式規範₪·▩╃，簽署完備₪·▩╃，內容準確₪·▩╃，分門別類等☁✘│·。

　　三☁·₪、使用的方法不同

　　檔案工作為領導決策服務☁·₪、為審判工作服務☁·₪、為社會利用服務是檔案部門的職責☁✘│·。數字化檔案為開展檔案資訊服務工作提供了良好的條件₪·▩╃，透過數字化檔案網路可以開展電子檢索服務₪·▩╃，資源共享₪·▩╃，在各級法院之間檔案互傳☁·₪、交換資訊₪·▩╃，查詢☁·₪、調閱☁·₪、複製非常便捷☁✘│·。紙質檔案的使用相對繁瑣₪·▩╃，檔案部門有一整套查借☁·₪、閱檔案的管理規定☁✘│·。

　　四☁·₪、保管的方法不同

　　數字化檔案載體具有特殊性₪·▩╃，它不同於傳統紙質檔案保管條件₪·▩╃，其主要是數字化檔案裝置安全和資訊保安☁✘│·。裝置安全是抵禦自然災害☁·₪、突發事件等☁✘│·。資訊保安則由一系列措施給予保障₪·▩╃，保證數字檔案的可讀性和使用性₪·▩╃，及時更新₪·▩╃，防止資訊丟失☁·₪、被非法修改等☁✘│·。紙質檔案的保管對庫房的設定₪·▩╃，庫房內的溫☁·₪、溼度要求很高₪·▩╃，檔案人員每天要進行測記₪·▩╃，溫☁·₪、溼度偏高或偏低應及時採取相應措施☁✘│·。定期檢查檔案₪·▩╃，看有無破損☁·₪、黴變☁·₪、塵汙☁·₪、蟲蛀☁·₪、褪色等₪·▩╃，如有破損☁·₪、黴變☁·₪、塵汙☁·₪、蟲蛀☁·₪、褪色₪·▩╃，要進行修復☁·₪、複製處理等☁✘│·。

　　檔案數字化的優勢

　　一☁·₪、節省儲存空間₪·▩╃，改善辦公環境

　　以往的紙質檔案管理需要佔據大量的鐵櫃₪·▩╃，大量的資料夾☁✘│·。當你需求時還得一一進行尋找₪·▩╃，不僅費勁₪·▩╃，還會汙染辦公環境₪·▩╃，特別是對紙質盒子敏感的群體₪·▩╃，是否患有咳嗽和打噴嚏╃◕₪？

　　而使用電子檔案₪·▩╃，節省管理人員整理時間☁·₪、歸檔和儲存紙張所需的空間₪·▩╃，對資源有儲存價值的電子檔案將逐步做到即時歸檔₪·▩╃，這樣將大大提高工作的時效性₪·▩╃，並減少檔案資訊歸檔過程的工作量☁✘│·。最重要的是₪·▩╃，可以透過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間▩•✘！

　　二☁·₪、隨時查詢和檢索任何檔案

　　使用電子檔案管理解決方案₪·▩╃，只要有許可權都可以立即查詢和檢索任何檔案₪·▩╃，使用者就可以訪問桌面或移動裝置以及每個不同辦公地點的文件☁✘│·。同時₪·▩╃，支援全文搜尋₪·▩╃，不管電子檔案存在哪裡或檔名是什麼等等這些都不重要☁✘│·。您只需搜尋文件中某處關鍵詞即可₪·▩╃，搜尋數百萬個檔案₪·▩╃，只需幾秒鐘內便能檢索出您所需要的檔案☁✘│·。

　　三☁·₪、使用許可權將始終可用

　　電子檔案對企業來說一大優勢就是保持始終可用☁✘│·。相信大家都會經歷過₪·▩╃，放在員工桌面上的檔案₪·▩╃，經常會因為員工生病或休年假₪·▩╃，他們正在處理的檔案或者檯面上的檔案聯絡不到☁·₪、找不到等事件發生☁✘│·。

　　而利用電子檔案₪·▩╃，不管員工如何變動₪·▩╃，都可以輕鬆且立即獲得☁✘│·。儘管他們缺席₪·▩╃，他們負責的工作流程也可以得到處理₪·▩╃，確保電子檔案始終可用☁✘│·。

　　四☁·₪、實現資訊共享₪·▩╃，集中管理

　　傳統的檔案管理模式中₪·▩╃，各單位的檔案檔案資訊資源都是獨立的₪·▩╃，就如資訊海洋裡的一個個孤島₪·▩╃，無法進行統一管理₪·▩╃，有時候容易發生永久儲存原本可能錯放或丟失的文件和資訊☁✘│·。

　　而透過電子檔案₪·▩╃，可以把企業的相關資料檔案資源整合起來₪·▩╃，集中管理₪·▩╃，形成一個統一的利用平臺₪·▩╃，實現資訊共享☁✘│·。

　　綜上所述₪·▩╃，以上就是電子檔案對企業的幾大作用₪·▩╃，相信有使用電子檔案的企業₪·▩╃，自然能明白其中的作用及好處☁✘│·。但是₪·▩╃，仍然有一些企業現還依賴傳統的紙質檔案系統₪·▩╃，雖然說“傳統”並不總是意味著“壞”₪·▩╃，但是隨著社會的發展₪·▩╃，企業還是應該迎和這個新趨勢才好☁✘│·。