數字化檔案服務系統

　　數字化檔案服務系統

　　數字化檔案服務系統是一種將紙質檔案或其他物品數字化的技術系統·◕·◕✘。它能夠將紙質檔案✘│◕✘、圖片✘│◕✘、錄音✘│◕✘、影片等不同型別的資料轉換為數字資料☁•╃，並透過網路或其他方式儲存和管理這些資料·◕·◕✘。數字化檔案服務系統能夠提高檔案管理的效率✘│◕✘、便利性和安全性☁•╃，減少檔案管理的成本和工作量☁•╃，同時也提高了檔案的可用性和共享性☁•╃，為各個領域的工作帶來了很大的便利·◕·◕✘。

　　什麼是數字檔案管理系統╃☁？

　　數字檔案管理系統一般指數字化檔案管理系統☁•╃，隨著時代發展☁•╃，計算機技術✘│◕✘、通訊技術及網際網路技術的飛速發展☁•╃，傳統的檔案管理模式也遇到挑戰☁•╃，在這時期☁•╃，要充分利用現代技術改造傳統的檔案管理方式☁•╃，加快電子檔案建設☁•╃，完善檔案管理系統☁•╃，逐步實現檔案管理的數字化·◕·◕✘。

　　會博通綜合檔案管理系統提供涵蓋檔案的收集✘│◕✘、掃描錄入✘│◕✘、整理✘│◕✘、歸檔入庫✘│◕✘、利用✘│◕✘、統計✘│◕✘、編研✘│◕✘、鑑定等全生命週期的自動化管理·◕·◕✘。

　　檔案管理的數字化管理

　　檔案的收集✘│◕✘、整理✘│◕✘、保管✘│◕✘、鑑定✘│◕✘、統計和提供利用的活動·◕·◕✘。包括·₪╃：檔案收集✘│◕✘、檔案整理✘│◕✘、檔案價值鑑定✘│◕✘、檔案保管✘│◕✘、檔案編目和檔案檢索✘│◕✘、檔案統計✘│◕✘、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)✘│◕✘、檔案提供利用·◕·◕✘。

　　這8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的☁•╃，也有分為6個環節的☁•╃，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的·◕·◕✘。由於現代檔案管理工作已成為複雜的系統☁•╃，故也有按多層次進行劃分的方法·◕·◕✘。其第一層次分檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統☁•╃，各子系統又下分若干層次小系統·◕·◕✘。

　　檔案實體管理分收集✘│◕✘、整理✘│◕✘、鑑定✘│◕✘、保管✘│◕✘、統計等工作環節；檔案資訊開發又分資訊加工和資訊輸出兩部分☁•╃，資訊加工由編制目錄✘│◕✘、編輯文獻彙編和編寫參考資料構成☁•╃，資訊輸出由提供閱覽✘│◕✘、複製✘│◕✘、諮詢✘│◕✘、函調✘│◕✘、外借以及出版✘│◕✘、展覽等多項服務活動構成·◕·◕✘。

　　數字化檔案管理系統的管理系統

　　主要實現幹部人事檔案日常管理工作·◕·◕✘。包括對幹部檔案及材料的收集✘│◕✘、鑑別✘│◕✘、整理✘│◕✘、缺少材料登記✘│◕✘、幹部任前稽核✘│◕✘、檔案轉遞✘│◕✘、統計✘│◕✘、查閱等業務處理功能·◕·◕✘。檔案採集系統數字化檔案採集系統主要批次完成對紙質檔案材料的數字化採集處理功能·◕·◕✘。

　　系統提供了目錄編輯✘│◕✘、檔案採集✘│◕✘、資料稽核三大功能☁•╃，並利用現化代網路技術☁•╃，實現多人多客戶端☁•╃，對多本檔案☁•╃，不同材料同時採集處理能力·◕·◕✘。檔案查閱系統檔案查閱系統以組織系統專用網為網路基礎☁•╃，採用B/S(瀏覽器/伺服器)模式架構☁•╃，在組織系統內部實現了本地及遠端查檔✘│◕✘、閱檔功能·◕·◕✘。

　　系統在安全方面進行了多方考慮·₪╃：可按日期✘│◕✘、時間或長期有效等多種方式☁•╃，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日誌記錄；資訊採用加密通道傳輸等多種方式☁•╃，使系統執行更加安全可靠·◕·◕✘。

　　檔案管理數字化介紹

　　一✘│◕✘、數字化管理系統的概述

　　檔案資訊管理系統與網路資訊管理系統共同組成了數字化檔案管理系統·◕·◕✘。檔案資訊系統又由數字化處理系統✘│◕✘、資訊服務子系統和資料庫管理子系統組成;資訊釋出子系統與Web管理子系統組成了網路資訊共享系統·◕·◕✘。數字化檔案管理系統是由現代的資訊科技為基礎☁•╃，以檔案為核心的內容☁•╃，是以高效率✘│◕✘、先進✘│◕✘、便捷的模式☁•╃，多使用者的標準✘│◕✘、安全有序的分散式檔案整合的資訊資源管理系統·◕·◕✘。

　　二✘│◕✘、數字化檔案系統的儲存與管理

　　特殊性是數字化的一個性質☁•╃，在存放與保管方式上☁•╃，數字化管理與之前的檔案管理具有很大的區別·◕·◕✘。在之前的檔案管理上☁•╃，僅僅是以紙質編碼進行整齊的排放儲存·◕·◕✘。而數字化卻是利用光碟與儲存器進行儲存的·◕·◕✘。與傳統的儲存相比☁•╃，數字化檔案在儲存方面具有大容量的擴充☁•╃，並且在現實生活中不佔據現實的空間☁•╃，有效的節約了空間的費用·◕·◕✘。

　　在安全的問題上☁•╃，需要實行一系列的方法和措施進行保證☁•╃，對於數字化檔案必須使其實現可以被利用和可識讀性☁•╃，在裝置更新的時候必須實現舊的載體可以轉換到新的載體上☁•╃，還要注意非法情況的攻擊與保密等工作的完善·◕·◕✘。

　　另外要保證數字化檔案不能過分的依賴載體☁•╃，因為有的裝置離開載體就不能使用的問題☁•╃，因此☁•╃，在儲存的過程中☁•╃，儘可能選用比較簡單的格式進行儲存☁•╃，使數字化檔案不依靠載體進行存在☁•╃，這樣才能讓數字化檔案進行長久儲存·◕·◕✘。

　　三✘│◕✘、數字化檔案在管理方法的研究

　　在進行檔案管理的過程中☁•╃，必須充分的實現資料格式的統一☁•╃，資料格式的統一是實現資源網路的必要條件☁•╃，使檔案資訊的歸檔與查閱也可以比較順利的進行☁•╃，是實現檔案資源共享的一個必然的條件·◕·◕✘。只有充分的達到標準化和規範化☁•╃，數字檔案才能更加有效的出現在人們的生活中·◕·◕✘。

　　在保證數字化檔案的時候☁•╃，應該首先保證格式與規格的統一☁•╃，對數字化檔案實施標準的執行☁•╃，只有在標準下☁•╃，才能正常的開展計算機應用下的社會服務等一些工作的正常進行·◕·◕✘。

　　這也是檔案管理部門進行技術支援並降低財力的有效途徑·◕·◕✘。

　　在檔案的資訊網路化中應該具備一些比較完善的計算機硬體設施☁•╃，主要有·₪╃：電話✘│◕✘、計算機✘│◕✘、交換機✘│◕✘、終端裝置✘│◕✘、傳真機✘│◕✘、衛星裝置和管線傳輸等裝置·◕·◕✘。只有在軟體方面實行較強的資源後才能保證資訊化組織下的安全保密工作得以進行·◕·◕✘。實現軟硬體兼備的檔案管理工作☁•╃，也必須呼叫一批技術精湛✘│◕✘、懂網路技術✘│◕✘、懂資訊化的人才進行開發和操作☁•╃，這樣才能順利地開展工作·◕·◕✘。