數字化檔案服務內容

　　數字化檔案服務內容

　　數字化檔案服務是將紙質檔案或其他形式的資料轉換為數字形式的服務·◕₪。服務內容包括▩✘☁：

　　1.掃描▩✘☁：將紙質檔案掃描成數字檔案▩↟₪·，包括單頁掃描和批次掃描·◕₪。

　　2.OCR識別▩✘☁：對掃描的檔案進行OCR（光學字元識別）處理▩↟₪·，將文字轉換為可編輯的文字·◕₪。

　　3.資料輸入▩✘☁：將手寫◕₪·、列印或其他形式的資料錄入電腦系統·◕₪。

　　4.數字化儲存▩✘☁：將數字檔案儲存在雲端或其他數字媒介上▩↟₪·，以便隨時查閱和管理·◕₪。

　　5.資料清理▩✘☁：對數字化的檔案進行清理▩↟₪·，包括去除噪點◕₪·、切割◕₪·、合併等操作▩↟₪·，以提高檔案的可讀性和整潔度·◕₪。

　　6.資料備份▩✘☁：將數字檔案備份到多個地方▩↟₪·，以防止資料丟失或損壞·◕₪。

　　7.資料歸檔▩✘☁：對已經數字化的檔案進行整理和分類▩↟₪·，以便檢索和管理·◕₪。

　　什麼是檔案數字化

　　檔案數字化是隨著計算機技術◕₪·、掃描技術◕₪·、掃描矩陣CCD技術◕₪·、OCR技術◕₪·、數字攝影技術(錄音◕₪·、錄影)◕₪·、資料庫技術◕₪·、多媒體技術◕₪·、儲存技術的發展而產生的一種新型檔案資訊形態·◕₪。

　　它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案資訊▩↟₪·，以數字化的形式儲存▩↟₪·，網路化的形式互相連線▩↟₪·，利用計算機系統進行管理▩↟₪·，形成一個有序結構的檔案資訊庫▩↟₪·，及時提供利用▩↟₪·，實現資源共享·◕₪。

　　擴充套件資料▩✘☁：

　　檔案數字化的主要內容

　　1◕₪·、檔案目錄資訊的數字化▩↟₪·，建立檔案目錄資料庫；

　　2◕₪·、載體檔案的數字化▩↟₪·，如紙質檔案◕₪·、檔案縮微品◕₪·、照片檔案及錄音錄影檔案等的數字化▩↟₪·，建立檔案影像資料庫或多媒體資料庫；

　　3◕₪·、檔案專題資訊的採集與建庫·◕₪。

　　檔案數字化具體是做什麼的

　　檔案的收集◕₪·、整理◕₪·、保管◕₪·、鑑定◕₪·、統計和提供利用的活動·◕₪。包括▩✘☁：檔案收集◕₪·、檔案整理◕₪·、檔案價值鑑定◕₪·、檔案保管◕₪·、檔案編目和檔案檢索◕₪·、檔案統計◕₪·、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)◕₪·、檔案提供利用·◕₪。

　　這8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的▩↟₪·，也有分為6個環節的▩↟₪·，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的·◕₪。由於現代檔案管理工作已成為複雜的系統▩↟₪·，故也有按多層次進行劃分的方法·◕₪。其第一層次分檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統▩↟₪·，各子系統又下分若干層次小系統·◕₪。

　　檔案實體管理分收集◕₪·、整理◕₪·、鑑定◕₪·、保管◕₪·、統計等工作環節；檔案資訊開發又分資訊加工和資訊輸出兩部分▩↟₪·，資訊加工由編制目錄◕₪·、編輯文獻彙編和編寫參考資料構成▩↟₪·，資訊輸出由提供閱覽◕₪·、複製◕₪·、諮詢◕₪·、函調◕₪·、外借以及出版◕₪·、展覽等多項服務活動構成·◕₪。

　　建設數字檔案館主要工作包括如下▩✘☁：

　　1◕₪·、按照數字檔案室基礎網路架構◕₪·、主要技術路線與軟硬體配置基本要求▩↟₪·，建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求◕₪·、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施·◕₪。除資訊保安和管理方便因素之外▩↟₪·，鼓勵依託機關資訊化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設·◕₪。

　　2◕₪·、開發或採用功能完善◕₪·、安全可靠◕₪·、效能良好◕₪·、方便易用的數字檔案室應用系統▩↟₪·，實現檔案管理各業務環節的自動化◕₪·、網路化·◕₪。

　　3◕₪·、嚴格遵循標準規範▩↟₪·，全面進行傳統載體檔案數字化轉換▩↟₪·，積極推進電子檔案歸檔和電子檔案管理▩↟₪·，全面推進數字檔案資源建設·◕₪。應用先進技術和手段▩↟₪·，保證數字檔案資源真實◕₪·、完整◕₪·、可用和安全▩↟₪·，滿足各類使用者共享需求·◕₪。

　　4◕₪·、根據數字檔案室建設要求▩↟₪·，修訂完善檔案工作流程◕₪·、檔案材料以及聲像（照片◕₪·、錄音◕₪·、錄影）電子檔案歸檔範圍和保管期限表▩↟₪·，以及適合電子檔案管理◕₪·、利用◕₪·、安全保障◕₪·、應急處置等各項規章制度▩↟₪·，明確要求和許可權▩↟₪·，確保數字檔案資源的規範管理▩↟₪·，保證數字檔案室執行順暢·◕₪。

　　5◕₪·、加大人オ建設力度▩↟₪·，透過培訓或引進人オ▩↟₪·，為數字檔案室的建設和執行儲備既通曉資訊科技▩↟₪·，又精通訊息資源管理◕₪·、知識管理的人才·◕₪。

　　檔案數字化轉型的方向和內容

　　我的回答是▩↟₪·，一是人事管理▩↟₪·，實現企業人力資源全模組管理·◕₪。建立檔案數字化平臺後▩↟₪·，HR對每名員工都有畫像·◕₪。同時▩↟₪·，檔案資料庫也是員工日常工作考核重要來源·◕₪。人才發展▩↟₪·，企業文化▩↟₪·，都有跡可循▩↟₪·，加強員工企業歸屬感·◕₪。

　　二是財務管理▩↟₪·，企業報銷◕₪·、入賬◕₪·、歸檔等內部流程電子化▩↟₪·，可大幅壓縮保管成本▩↟₪·，減少發票票據物流費用▩↟₪·，節約財務和業務人員時間成本▩↟₪·，電子發票的應用就是如此·◕₪。同時▩↟₪·，方便開展財務分析▩↟₪·，提高企業執行效率·◕₪。

　　三是產品管理▩↟₪·，對企業產品精密智控·◕₪。它可讓產品從售前進貨環節就形成“出生檔案”和製造中的“成長檔案”▩↟₪·，再到售後反饋的“終身檔案”▩↟₪·，讓客戶全面掌握產品生命週期▩↟₪·，從而不斷提高客戶滿意度和產品競爭力·◕₪。

　　四是決策管理▩↟₪·，幫助企業戰略佈局·◕₪。檔案數字化轉型後▩↟₪·，所有檔案資料可具備實時性◕₪·、全面性◕₪·、直觀性▩↟₪·，能迅速的幫助領導人佈局·◕₪。比如▩↟₪·，疫情期間▩↟₪·，許多企業和政府部門依託大資料▩↟₪·，確保供應鏈穩定▩↟₪·，讓工作流水線不脫節▩↟₪·，人們生活有保障▩↟₪·，切實為復工復產發揮積極作用·◕₪。

　　綜上企業檔案數字化轉型主要表現為檔案資源數字化◕₪·、業務流程數字化◕₪·、服務產品數字化和管控模式數字化·◕₪。它不及僅侷限於傳統意義上的提升檔案管理效率▩↟₪·，更重要的是組織◕₪·、流程和業務的重組▩↟₪·，從而實現檔案業務轉型升級和價值創造▩↟₪·，業務轉型才是核心內容·◕₪。

　　紙質檔案數字化工作包括哪些環節

　　在掃描之前▩↟₪·，根據檔案管理情況▩↟₪·，按下述步驟對檔案進行適當整理▩↟₪·，並視需要作出標識▩↟₪·，確保檔案數字化質量·◕₪。

　　①目錄資料準備▩✘☁：按照《檔案著錄規則》等的要求▩↟₪·，規範檔案中的目錄內容·◕₪。包括確定檔案目錄的著錄項◕₪·、欄位長度和內容要求·◕₪。如有錯誤或不規範的案卷題名◕₪·、檔名◕₪·、賈任者◕₪·、起止頁號和頁數等▩↟₪·，應進行修改·◕₪。

　　②拆除裝訂▩✘☁：在不去除裝訂物情況下▩↟₪·，影響掃描工作進行的檔案▩↟₪·，應拆除裝訂物·◕₪。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害·◕₪。

　　③區分掃描件和非掃描件▩✘☁：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開·◕₪。普發性檔案區分的原則是▩✘☁：無關的重份的檔案要剔除▩↟₪·，有正或件的檔案可以不掃描原稿·◕₪。

　　紙製品

　　④頁面修整▩✘☁：破損嚴重◕₪·、無法直接進行掃描的檔案▩↟₪·，應先進行技術修復▩↟₪·，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等後再進行掃描·◕₪。

　　⑤檔案整理登記▩✘☁：製作並填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單▩↟₪·，詳細記錄檔案整理後每份檔案的起始頁號和頁數·◕₪。

　　⑥裝訂▩✘☁：掃描工作完成後▩↟₪·，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂·◕₪。恢復裝訂時▩↟₪·，應注意保持檔案的排列順序不變▩↟₪·，做到安全◕₪·、準確◕₪·、無遺漏·◕₪。

　　什麼叫檔案數字化▩↟₪·，檔案數字化的好處

　　檔案數字化是一種新型的檔案資訊管理模式▩↟₪·，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案資訊▩↟₪·，以數字化的形式儲存▩↟₪·，網路化的形式互相連線▩↟₪·，利用計算機系統進行管理▩↟₪·，形成一個有序結構的檔案資訊庫▩↟₪·，及時提供利用▩↟₪·，實現資源共享·◕₪。

　　1.代替原件使用▩↟₪·，有效延長原件的儲存時間·◕₪。

　　2.數字化副本分地儲存·◕₪。要長期或永久儲存的重要檔案▩↟₪·，用資料備份的方法制成多份數字化副本的備份分地儲存·◕₪。

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡·◕₪。對字跡出現模糊擴散或褪變的檔案▩↟₪·，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡·◕₪。

　　4.提高辦公效率▩↟₪·，數字化檔案管理使資料能及時歸檔▩↟₪·，並儘快提供利用▩↟₪·，從而提高辦公效率·◕₪。

　　5.提高經濟效益▩↟₪·，數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案資訊物件轉為機讀檔案▩↟₪·，不僅節約了保管費用▩↟₪·，節省了佔地空間▩↟₪·，而且查閱方便迅速▩↟₪·，避免了反覆印製資料而造成的紙張和人員的浪費·◕₪。