數字化檔案服務加工

　　數字化檔案服務加工

　　數字化檔案服務加工是將紙質檔案轉換成數字形式的過程│↟，以實現更高效的管理◕·。數字化檔案服務加工包括掃描✘₪✘✘、文字識別✘₪✘✘、索引✘₪✘✘、分類✘₪✘✘、備份✘₪✘✘、儲存等一系列操作◕·。數字化檔案可以更方便地進行檢索✘₪✘✘、查詢和共享│↟，同時還能夠節約物理儲存空間和減少紙張浪費◕·。此外│↟，數字化檔案還可以進行備份和恢復│↟，保證檔案的安全性和可靠性◕·。

　　檔案數字化加工是什麼工作

　　檔案數字化加工人員是掃描✘₪✘✘、錄入的專業人員│↟，組織電腦資訊錄入✘₪✘✘、文件資料掃描✘₪✘✘、文件圖形影象處理✘₪✘✘、檔案裝釘整理等│↟，是檔案數字化的專業人員◕·。

　　主要負責對檔案✘₪✘✘、圖書資料進行整理✘₪✘✘、掃描✘₪✘✘、影象處理以及目錄製作│↟，工作區域是在辦公室◕·。

　　檔案數字化│↟，就是用現代的數字技術來管理各類檔案│↟，流程是這樣的▩•·▩：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片匯入檔案管理軟體◕·。

　　什麼叫檔案數字化加工服務外包

　　檔案的收集✘₪✘✘、整理✘₪✘✘、保管✘₪✘✘、鑑定✘₪✘✘、統計和提供利用的活動◕·。檔案包括▩•·▩：檔案收集✘₪✘✘、檔案整理✘₪✘✘、檔案錄入✘₪✘✘、檔案數字化✘₪✘✘、檔案系統✘₪✘✘、檔案軟體定製✘₪✘✘、檔案價值鑑定✘₪✘✘、檔案保管✘₪✘✘、檔案編目和檔案檢索✘₪✘✘、檔案統計✘₪✘✘、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)✘₪✘✘、檔案提供利用✘₪✘✘、檔案銷燬◕·。

　　這些工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的│↟，也有分為8個環節的│↟，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的◕·。由於現代檔案管理工作已成為複雜的系統│↟，故也有按多層次進行劃分的方法◕·。其第一層次分檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統│↟，各子系統又下分若干層次小系統◕·。

　　檔案實體管理分收集✘₪✘✘、整理✘₪✘✘、鑑定✘₪✘✘、保管✘₪✘✘、統計等工作環節；檔案資訊開發又分資訊加工和資訊輸出兩部分│↟，資訊加工由編制目錄✘₪✘✘、編輯文獻彙編和編寫參考資料構成│↟，資訊輸出由提供閱覽✘₪✘✘、複製✘₪✘✘、諮詢✘₪✘✘、函調✘₪✘✘、外借以及出版✘₪✘✘、展覽等多項服務活動構成◕·。

　　檔案數字化具體流程▩•·▩：從檔案的收集✘₪✘✘、掃描錄入✘₪✘✘、整理✘₪✘✘、歸檔入庫✘₪✘✘、利用✘₪✘✘、統計✘₪✘✘、編研✘₪✘✘、鑑定等過程實現全生命週期的自動化管理◕·。

　　1✘₪✘✘、檔案收集▩•·▩：按照檔案形成的規律│↟，把各企業單位分散的材料進行接收✘₪✘✘、徵集✘₪✘✘、集中起來◕·。

　　2✘₪✘✘、檔案整理▩•·▩：根據不同需求│↟，對收集起來的檔案分類組成有序體系│↟，規範化處理◕·。

　　3✘₪✘✘、掃描錄入▩•·▩：將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統歸檔│↟，採用中博奧檔案管理系統│↟，分類保管檔案◕·。

　　4✘₪✘✘、歸檔入庫▩•·▩：根據國家檔案分類要求標準│↟，建立標準檔案分類│↟，進行歸檔◕·。

　　5✘₪✘✘、檔案利用▩•·▩：透過中博奧檔案管理系統的借閱手續│↟，是檔案資料直接可以為各企業單位提供檔案利用服務工作◕·。

　　6✘₪✘✘、檔案統計▩•·▩：運用中博奧統計技術和方法│↟，透過表冊和數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象✘₪✘✘、狀態和趨勢情況│↟，可以瞭解和掌握檔案工作總體情況◕·。

　　7✘₪✘✘、檔案鑑定▩•·▩：利用系統甄別檔案檔案的現實價值和歷史價值以及年限│↟，進行存毀的判斷條件◕·。

　　8✘₪✘✘、檔案銷燬▩•·▩：根據不同年限檔案✘₪✘✘、不具有儲存價值的檔案│↟，在系統上匯出目錄│↟，將相對應的檔案消除或銷燬◕·。

　　利用中博奧檔案管理系統│↟，一款專業的檔案管理軟體│↟，中博奧功能涵蓋檔案收集✘₪✘✘、檔案著錄✘₪✘✘、檔案查詢✘₪✘✘、檔案借閱✘₪✘✘、檔案利用✘₪✘✘、檔案統計✘₪✘✘、檔案鑑定✘₪✘✘、檔案銷燬的全生命週期管理│↟，適用於科技檔案管理✘₪✘✘、人力資源資訊管理✘₪✘✘、證照管理✘₪✘✘、客戶資料管理✘₪✘✘、檔案資料管理等等│↟，同時還適用於自動化辦公應用◕·。基本上一個軟體就能夠滿足一個企業當中│↟，不同人員的辦公需求◕·。

　　前期檔案整理檔案借出

　　從檔案室接件│↟，填寫檔案移交清冊│↟，一式兩份◕·。拿到檔案後│↟，開始核對檔案數量│↟，數量核對無誤後簽字確認│↟，將檔案拿回加工現場◕·。

　　目錄資料準備

　　按照各類檔案整理規定的要求│↟，在檔案管理系統著錄目錄資料◕·。如有錯誤或不規範的案卷題名✘₪✘✘、檔名✘₪✘✘、責任者✘₪✘✘、日期✘₪✘✘、起止頁號等│↟，應進行修改◕·。

　　拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下│↟，會影響掃描工作進行的檔案│↟，應拆除裝訂物◕·。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害◕·。

　　頁面修整

　　破損嚴重✘₪✘✘、無法直接進行掃描的檔案│↟，應先進行技術修復│↟，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）後再進行掃描◕·。

　　檔案掃描

　　掃描方式

　　（1）根據檔案幅面的大小(A4✘₪✘✘、A3✘₪✘✘、A0等)選擇相應規格的掃描器或專業掃描器(如工程圖紙可採用0號圖紙掃描器)進行掃描◕·。大幅面檔案可採用大幅面數碼平臺│↟，或者縮微拍攝後的膠片數字化轉換裝置等進行掃描◕·。

　　（2）紙張狀況較差│↟，以及過薄✘₪✘✘、過軟或超厚的檔案│↟，應採用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案│↟，可採用高速掃描方式以提高工作效率◕·。

　　掃描色彩模式

　　（1）掃描色彩模式一般有黑白二值✘₪✘✘、灰度✘₪✘✘、彩色等◕·。通常採用彩色◕·。

　　（2）頁面為黑白兩色│↟，並且字跡清晰✘₪✘✘、不帶插圖的檔案│↟，可採用黑白二值模式進行掃描◕·。

　　（3）頁面為黑白兩色│↟，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案│↟，以及頁面為多色文字的檔案│↟，可採用灰度模式掃描◕·。

　　（4）頁面中有紅頭✘₪✘✘、印章或插有黑白照片✘₪✘✘、彩色照片✘₪✘✘、彩色插圖的檔案│↟，可採用彩色模式進行掃描◕·。

　　掃描解析度

　　（1）掃描解析度引數大小的選擇│↟，原則上以掃描後的影象清晰✘₪✘✘、完整✘₪✘✘、不影響影象的利用效果為準◕·。

　　（2）採用黑白二值✘₪✘✘、灰度✘₪✘✘、彩色幾種模式對檔案進行掃描時│↟，其解析度一般應設為200-300dpi◕·。特殊情況下│↟，如文字偏小✘₪✘✘、密集✘₪✘✘、清晰度較差等│↟，可適當提高解析度◕·。

　　影象處理

　　影象資料質量檢查

　　（1）對影象偏斜度✘₪✘✘、清晰度✘₪✘✘、失真度等進行檢查◕·。發現不符合影象質量要求時│↟，應重新進行影象的處理◕·。

　　（2）由於操作不當│↟，造成掃描的影象檔案不完整或無法清晰識別時│↟，應重新掃描◕·。

　　（3）發現檔案漏掃時│↟，應及時補掃並正確插入影象◕·。

　　（4）發現掃描影象的排列順序與檔案原件不一致時│↟，應及時進行調整◕·。

　　糾偏✘₪✘✘、去汙✘₪✘✘、影象拼接✘₪✘✘、裁邊處理

　　（1）對出現偏斜的影象應進行糾偏處理│↟，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準◕·。對方向不正確的影象應進行旋轉還原│↟，以符合閱讀習慣◕·。

　　（2）對影象頁面中出現的影響影象質量的雜質│↟，如黑點✘₪✘✘、黑線✘₪✘✘、黑框✘₪✘✘、黑邊等應進行去汙處理◕·。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則◕·。

　　（3）對大幅面檔案進行分割槽掃描形成的多幅影象│↟，應進行拼接處理│↟，合併為一個完整的影象│↟，以保證檔案數字化影象的整體性◕·。

　　（4）採用彩色模式掃描的影象應進行裁邊處理│↟，去除多餘的白邊│↟，以有效縮小影象檔案的容量│↟，節省儲存空間◕·。

　　影象儲存

　　儲存格式

　　（1）採用黑白二值模式掃描的影象檔案│↟，一般採用PDF格式儲存◕·。

　　（2）採用灰度模式和彩色模式掃描的檔案│↟，一般採用PDF格式儲存◕·。

　　影象檔案命名

　　（1）紙質檔案目錄資料庫中的每一份檔案│↟，都有一個與之相對應的檔號│↟，以該檔號為這份檔案掃描後的影象檔案命名◕·。如影象檔案較大│↟，不便於網路瀏覽│↟，可拆分為多個影象檔案│↟，檔名後增加A✘₪✘✘、B✘₪✘✘、C等區別◕·。

　　（2）分別建立資料夾│↟，以檔案檔號命名│↟，並存儲對應影象檔案◕·。

　　資料掛接

　　將每一份紙質檔案掃描所得的影象儲存到相應檔號的資料夾後│↟，認真核查每一份影象檔案的名稱與檔案目錄資料庫中該份檔案的檔號是否相同│↟，影象檔案的頁數與檔案目錄資料庫中檔案的總頁數是否相同等◕·。透過每一份影象檔案所在資料夾的名稱與檔案目錄資料庫中該份檔案的檔號的一致性│↟，建立起一一對應的關聯關係│↟，為實現檔案目錄資料庫與影象檔案的批次掛接提供條件◕·。