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服務檔案數字化

來源▩✘◕↟: 2022-06-02

  隨著大資料時代的來臨·☁,檔案數量逐年遞增·☁,在數以萬計的傳統檔案庫中想要準確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針✘☁。而在科學與技術日新月異的今天·☁,服務檔案數字化成為一種必然趨勢·☁,亟待更為廣泛地推廣✘☁。

服務檔案數字化

  服務檔案數字化

  傳統檔案包含有紙質▩☁•、聲像▩☁•、實物等各種介質·☁,而數字化檔案則是利用計算機▩☁•、掃描技術和多媒體等技術手段·☁,把最初的那些檔案資源轉化為計算機網路中可以儲存的▩☁•、數字化▩☁•、電子化的檔案資訊✘☁。再透過為其詳細地編排目錄▩☁•、摘要▩☁•、索引等方法管理電子檔案·☁,從而為檔案查詢▩☁•、檢索和利用提供數字化服務✘☁。它的整個操作流程主要在計算機網路上進行·☁,最終可儲備形成一個系統的檔案資訊庫·☁,方便人們及時提取資訊·☁,實現資源共享✘☁。

  2017年以來·☁,為了開發檔案資源·☁,方便檔案利用·☁,能源公司投入大量人力物力進行檔案數字化加工✘☁。檔案資源是企業開展業務活動的重要工具和憑證性資訊記錄·☁,是企業的核心資訊資源與重要資產✘☁。檔案資訊資源是企業資訊的一個重要組成部分·☁,過去公司一直使用粗放型模式·☁,增加了辦公人員和辦公費用·☁,致使管理成本大幅上漲✘☁。

  而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案資訊物件轉為機讀檔案·☁,不僅節約了保管費用·☁,節省了佔地空間·☁,而且查閱起來極為方便迅速·☁,從而避免了反覆印製資料而造成的紙張和人員的浪費✘☁。因此·☁,我們按照《紙質檔案數字化規範》DA/T31—2017的規定·☁,將留置在庫房中的檔案資料進行數字化建設✘☁。

  經過4個多月的拆卷▩☁•、掃描▩☁•、修圖▩☁•、分件▩☁•、OCR文字識別▩☁•、系統掛接▩☁•、裝訂▩☁•、總質檢·☁,公司檔案數字化加工工作終於完成✘☁。這項工作有效保護了檔案原件·☁,使檔案利用更加安全·☁,尤其對一些意義重大的檔案資料·☁,數字化處理後無疑是對其更好的保護✘☁。

  另外·☁,透過檔案的數字化處理後·☁,防止了部分檔案篡改的行為·☁,有效改善了檔案的利用方式·☁,不再受“孤本”的限制·☁,可透過智慧系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠端查借閱功能·☁,一份資料可以同時提供所需要它的人共享·☁,可以透過網路軟體進行線上借閱·☁,擴大了檔案的利用空間·☁,讓更多的人來了解檔案·☁,利用檔案·☁,不再受時間限制·☁,利用者可以隨時使用自己所需的檔案✘☁。

  與此同時·☁,數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單·☁,按照檔案借閱工作流程·☁,經過系統管理員的授權·☁,單位內部領導和有關部門可以在各自辦公室查閱檔案✘☁。

  檔案數字化大大提高工作效率·☁,提升了工作服務的水平和質量·☁,實現了無紙化辦公·☁,提高了經濟效益·☁,擴大了檔案的利用空間·☁,縮短了檔案的傳送時間·☁,提高了檔案的查詢▩☁•、檢索速度·☁,檔案由管理向資訊研究與利用有了質的轉變✘☁。

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