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外包檔案數字化公司

來源│▩: 2022-08-24

  外包檔案數字化公司以一流的行業標準和保密管理承接檔案外包服務▩•◕,為使用者提供檔案整理•╃↟、檔案數字化•╃↟、檔案寄存服務▩•◕,相關標準和規範透過國際ISO9001質量管理體系和ISO27001資訊保安管理體系認證◕╃↟╃。

  檔案諮詢與指導◕╃↟╃。公司擁有大量經驗豐富的檔案工作人員▩•◕,為行政機關•╃↟、企事業單位提供各門類檔案整理和歸檔•╃↟、幫助客戶完成各項檔案的達標•╃↟、驗收•╃↟、進館事項;

  檔案用品銷售◕╃↟╃。①•╃↟、檔案軟體│▩:綜合檔案館管理系統•╃↟、數字化加工系統•╃↟、檔案備份系統•╃↟、城建檔案綜合管理系統•╃↟、線上工程建設資料接收系統•╃↟、掌上檔案館•╃↟、虛擬庫房系統;②•╃↟、檔案裝置│▩:掃描器•╃↟、高拍儀•╃↟、裝訂機•╃↟、除溼機•╃↟、防磁櫃•╃↟、溫溼度記錄•╃↟、檔案櫃•╃↟、智慧密集架等;

外包檔案數字化公司

  外包檔案數字化公司

  1.總則

  1.1為加強檔案數字化外包安全管理▩•◕,確保檔案數字化過程中檔案實體與資訊保安▩•◕,根據國家有關規定和標準▩•◕,制定本《規範》◕╃↟╃。

  1.2各級各類檔案館•╃↟、室等檔案部門(以下簡稱“檔案部門”)開展檔案數字化外包工作▩•◕,具有獨立法人身份的檔案數字化加工服務機構(以下簡稱“數字化服務機構”)承擔檔案數字化外包服務▩•◕,應遵循本《規範》開展安全管理工作◕╃↟╃。檔案部門自行開展檔案數字化時▩•◕,可參照本《規範》實施安全管理◕╃↟╃。

  1.3本《規範》所稱數字化外包檔案指非涉密檔案▩•◕,涉密檔案數字化按國家有關規定執行◕╃↟╃。

  1.4檔案數字化外包安全管理應按照“安全第一•╃↟、預防為主”的原則▩•◕,採取科學有效的安全管理措施▩•◕,應用確保檔案安全的技術手段▩•◕,建立權責明確•╃↟、覆蓋檔案數字化全過程的崗位責任制▩•◕,對檔案數字化全過程實行嚴格監督和管理▩•◕,確保檔案實體與資訊保安◕╃↟╃。

  2.檔案部門的安全管理

  2.1成立由主要領導或分管領導同志參加的檔案數字化外包管理組織▩•◕,明確檔案數字化管理的部門•╃↟、人員及其職責◕╃↟╃。

  2.2根據檔案數字化總體規劃▩•◕,確定數字化外包檔案的範圍▩•◕,提出檔案數字化外包安全管理要求和技術指標◕╃↟╃。

  2.3提出檔案數字化外包招標檔案中有關安全管理的要求▩•◕,協助制定招標檔案▩•◕,審定合同◕╃↟╃。

  2.4對數字化服務機構的相關資質•╃↟、業績•╃↟、人員•╃↟、裝置和加工軟體等進行考察▩•◕,並瞭解是否存在違約行為•╃↟、安全事故等不良記錄◕╃↟╃。在同等條件下▩•◕,應優先選用具有與數字化加工相關涉密資質的數字化服務機構◕╃↟╃。

  2.5建立檔案數字化安全保密制度▩•◕,與數字化服務機構簽訂安全保密協議▩•◕,並對檔案數字化加工人員進行安全保密教育◕╃↟╃。

  2.6制定檔案實體交接•╃↟、數字化加工過程管理•╃↟、數字化成果驗收與交接•╃↟、儲存介質管理•╃↟、檔案實體保護等操作規程或規章制度◕╃↟╃。

  2.7建立檔案數字化外包專案管理檔案▩•◕,記錄檔案部門和數字化服務機構實施檔案數字化外包專案的全過程◕╃↟╃。

  2.8建立監管機制▩•◕,對數字化服務機構的保密•╃↟、安全措施落實情況進行監督•╃↟、檢查▩•◕,防止檔案實體受損•╃↟、丟失▩•◕,杜絕數字化服務機構擅自複製•╃↟、留存•╃↟、使用檔案資訊的行為◕╃↟╃。

  3.數字化服務機構的安全管理

  3.1數字化服務機構必須具有工商管理部門核發的有效營業執照▩•◕,業務範圍必須包括檔案數字化加工或資料處理類專案◕╃↟╃。

  3.2數字化服務機構的法人必須是中華人民共和國境內註冊的企業法人或事業單位法人▩•◕,股東及工作人員必須為中華人民共和國境內公民▩•◕,國家另有規定的除外◕╃↟╃。

  3.3數字化服務機構的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明▩•◕,必要時提供政審材料◕╃↟╃。

  3.4數字化服務機構必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規要求的勞動合同◕╃↟╃。

  3.5數字化服務機構的人員數量與素質•╃↟、技術與管理水平•╃↟、設施與裝置狀況能夠滿足擬承擔專案的要求◕╃↟╃。

  3.6數字化服務機構必須制定並執行數字化安全保密制度▩•◕,制定並執行檔案實體交接•╃↟、數字化加工過程管理•╃↟、數字化成果驗收與交接•╃↟、儲存介質管理•╃↟、檔案實體保護等操作規範和管理制度◕╃↟╃。

  3.7數字化服務機構應建立安全崗位責任制▩•◕,配備專人負責安全保密工作◕╃↟╃。

  3.8數字化服務機構應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓▩•◕,並與工作人員簽訂保密協議▩•◕,明確規定工作人員不得閱讀•╃↟、摘抄•╃↟、外洩檔案內容和其他安全保密責任•╃↟、義務◕╃↟╃。安全保密協議應報送檔案部門備案◕╃↟╃。

  3.9數字化服務機構必須積極支援•╃↟、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查◕╃↟╃。

  4.數字化場所的安全管理

  4.1數字化加工場所一般設在檔案部門獨立•╃↟、可封閉的建築內◕╃↟╃。

  4.2數字化加工場所應符合防盜•╃↟、防火•╃↟、防塵•╃↟、防水•╃↟、防潮•╃↟、防高溫•╃↟、防日光及紫外線照射•╃↟、防有害生物•╃↟、防汙染等安全管理要求◕╃↟╃。

  4.3數字化加工場所應配備滿足安全管理需要的影片監控裝置▩•◕,確保檔案暫存處•╃↟、數字化加工工位•╃↟、伺服器•╃↟、資料匯出端及門窗等無監控死角;影片監控系統應由檔案部門專人負責▩•◕,數字化加工場所設於檔案部門之外的▩•◕,檔案部門應定期檢查影片監控系統▩•◕,數字化服務機構應將影片監控資料移交檔案部門儲存;影片監控資料自產生之日起儲存不少於6個月;檔案部門應定期對影片監控資料進行回放檢查▩•◕,在刪除影片監控資料之前▩•◕,要留存影片回放安全檢查記錄◕╃↟╃。

  4.4數字化加工場所應配備符合國家標準並滿足工作需要的檔案裝具▩•◕,用於分別存放待數字化處理和已數字化處理的檔案◕╃↟╃。

  4.5數字化加工場所須封斷所有檔案數字化加工裝置的無線網路功能▩•◕,並定期進行相關檢測◕╃↟╃。

  4.6數字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱櫃▩•◕,並與檔案裝具分割槽放置;數字化加工場所不得有非工作需要的私人物品▩•◕,包括照相機•╃↟、攝像機•╃↟、手機•╃↟、錄音機•╃↟、膝上型電腦•╃↟、平板電腦等各類電子裝置和各類移動儲存介質;嚴禁擅自將數字化加工場所內的物品帶離現場◕╃↟╃。

  4.7工作人員要掛牌上崗▩•◕,接受身份核查登記和安全檢查▩•◕,嚴禁無關人員進入數字化加工場所◕╃↟╃。

  4.8工作人員不得在數字化加工場所內從事與數字化無關的活動▩•◕,嚴禁在數字化加工區內喝水•╃↟、進食•╃↟、吸菸等▩•◕,嚴禁攜帶火種進入數字化加工場所◕╃↟╃。

  4.9檔案部門和數字化服務機構應指定有關人員經常對數字化加工場所進行巡查▩•◕,確保有關數字化加工和管理的各項規章制度和操作規範得到切實貫徹和執行◕╃↟╃。

  5.數字化加工裝置•╃↟、網路環境與資料載體的安全管理

  5.1檔案數字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關裝置▩•◕,使用數字化服務機構裝置的▩•◕,檔案部門應當對其進行必要的安全檢查◕╃↟╃。

  5.2檔案數字化加工使用的計算機•╃↟、掃描器等裝置▩•◕,必須採用技術手段或專業物理裝置封閉所有不必要的資訊輸出裝置或埠▩•◕,如USB介面•╃↟、紅外線•╃↟、藍芽•╃↟、SCSI介面•╃↟、光碟機介面等▩•◕,封閉的裝置或埠要定期進行檢查◕╃↟╃。

  5.3檔案數字化加工過程中推薦使用國產裝置並使用正版軟體◕╃↟╃。資料安全與網路監控軟硬體必須使用透過國家安全認證的國產品牌產品◕╃↟╃。除必要的作業系統•╃↟、防毒軟體•╃↟、加工軟體和第三方安全管理軟體外▩•◕,檔案數字化加工計算機不允許安裝任何與加工無關的軟體◕╃↟╃。

  5.4檔案數字化加工網路要與其他網路物理隔離▩•◕,禁止使用無線網絡卡•╃↟、無線鍵盤•╃↟、無線滑鼠等裝置◕╃↟╃。

  5.5檔案數字化加工網路環境中應配備具有許可權管理•╃↟、裝置管理•╃↟、埠管理•╃↟、日誌管理和安全審計等功能的數字化加工安全保護系統▩•◕,準確記錄授權使用者的訪問行為•╃↟、裝置接入和電子檔案資訊流向等資訊◕╃↟╃。

  5.6檔案數字化加工系統應具備流程定義•╃↟、任務分配•╃↟、過程跟蹤•╃↟、質量檢測•╃↟、成品製作•╃↟、資料驗收•╃↟、資料備份管理等功能▩•◕,並分別設定管理員•╃↟、保密員•╃↟、審計員▩•◕,實行“三員分離”◕╃↟╃。

  5.7檔案數字化加工過程中建議由檔案部門提供計算機等裝置的硬碟•╃↟、移動儲存介質以及無法確保資料可靠清除的裝置▩•◕,並逐一進行檢查•╃↟、登記◕╃↟╃。數字化工作完成後▩•◕,這些裝置必須交由檔案部門統一保管或銷燬▩•◕,嚴禁擅自帶走◕╃↟╃。

  5.8用於檔案數字化加工的裝置和儲存介質嚴禁與其他裝置和儲存介質交叉使用▩•◕,非數字化專用的裝置和儲存介質嚴禁帶入數字化加工場所◕╃↟╃。

  5.9檔案數字化過程中使用的移動儲存介質和燒錄裝置應由檔案部門指定專人保管▩•◕,並對使用情況進行記錄◕╃↟╃。檔案數字化成果的複製和燒錄應相對集中◕╃↟╃。檔案部門應指定專人負責移動儲存介質數量的清點▩•◕,數字化服務機構完成複製或刻錄的資料介質(包括損壞的資料介質)應及時交接給檔案部門指定的人員▩•◕,並辦理交接手續◕╃↟╃。

  5.10檔案數字化裝置和儲存介質不得擅自送外維修▩•◕,必須送外維修的應辦理書面審批手續▩•◕,並由檔案部門人員現場監督◕╃↟╃。

  5.11處理尚未開放檔案的資訊裝置的管理和使用應符合國家有關秘密載體管理和使用的相關規定◕╃↟╃。

  6.檔案實體的安全管理

  6.1檔案部門要對擬數字化的檔案進行涉密性•╃↟、完整性•╃↟、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查◕╃↟╃。涉密檔案要予以篩除▩•◕,檔案實體破損•╃↟、殘缺的要進行登記與處理▩•◕,檔案實體與檔案目錄不對應的要進行必要的記錄或標示◕╃↟╃。

  6.2檔案部門人員應按照工作計劃分批調檔▩•◕,並與數字化服務機構的檔案接收人員進行清點•╃↟、核對▩•◕,雙方確認準確無誤後填寫檔案交接清單一式兩份▩•◕,註明交接檔案的內容•╃↟、數量•╃↟、狀況•╃↟、交接時間和經辦人等◕╃↟╃。

  6.3檔案數字化加工不得損毀檔案▩•◕,出現檔案損毀的▩•◕,需按有關規定進行處罰▩•◕,並進行修復和登記◕╃↟╃。需要拆裝檔案時▩•◕,應儘可能地保持檔案原貌◕╃↟╃。

  6.4檔案數字化過程中要建立檔案流程單▩•◕,流程單包括檔號•╃↟、加工工序•╃↟、裝置編號•╃↟、數量•╃↟、經手人•╃↟、加工時間等▩•◕,數字化加工過程中檔案流程單應與檔案實體同步流轉◕╃↟╃。

  6.5檔案數字化過程中發現有涉密標識且無解密標識的檔案▩•◕,數字化外包服務機構應停止該檔案的數字化加工▩•◕,在登記目錄後立即將檔案移交檔案部門◕╃↟╃。

  6.6正在進行數字化加工的檔案必須每天入庫(櫃)▩•◕,不得在加工工位上留存過夜◕╃↟╃。

  6.7數字化檔案要專人專櫃保管▩•◕,數字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫◕╃↟╃。對於離庫時間較長或有蟲黴隱患的檔案▩•◕,應進行消毒殺蟲處理◕╃↟╃。

  7.檔案數字化成果移交接收與裝置處理的安全管理

  7.1檔案數字化任務完成後▩•◕,檔案部門應組織專業人員按照本《規範》的要求▩•◕,對向檔案部門移交的數字化加工介質(如儲存介質•╃↟、移動介質•╃↟、備份介質等)•╃↟、加工監控影片回放安全檢查記錄•╃↟、檔案實體出入庫交接記錄•╃↟、加工人員變更記錄等進行安全保密專項驗收;凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的▩•◕,不得對專案進行總體驗收◕╃↟╃。

  7.2檔案數字化成果必須透過完整性•╃↟、準確性•╃↟、可用性和安全性檢測▩•◕,檢測合格後雙方辦理資料交接手續◕╃↟╃。

  7.3檔案數字化任務完成後▩•◕,數字化服務機構應會同檔案部門拆除其自帶加工裝置中的硬碟等儲存介質▩•◕,並將其與數字化過程中使用過的其他移動儲存介質一起移交給檔案部門▩•◕,並辦理相關移交手續◕╃↟╃。

  7.4檔案數字化任務完成後▩•◕,檔案部門必須組織專業人員對數字化服務機構所用的裝置進行檢查▩•◕,以確保其裝置中無資訊留存◕╃↟╃。凡存有資訊的▩•◕,必須作清除資訊的安全處理◕╃↟╃。

  7.5數字化服務機構應將檔案數字化過程中形成的日誌•╃↟、記錄等原始記錄材料移交檔案部門▩•◕,作為專案檔案內容進行管理◕╃↟╃。

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