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工程專案檔案管理辦法(工程專案檔案管理的基本要求)

來源•☁: 2022-09-23

  工程專案檔案管理辦法就是對一個專案的全部檔案進行收集₪╃☁▩,整理₪╃☁▩,分類₪╃☁▩,歸檔₪╃☁▩,保管和利用₪╃☁▩,也就是將一個專案的全部檔案按照設計₪╃☁▩,製造₪╃☁▩,組裝₪╃☁▩,試驗的自然形成規律和歷史聯絡₪╃☁▩,進行科學的分類₪╃☁▩,歸檔₪╃☁▩,登記和保管₪╃☁▩,並制定科學的檢索工具₪╃☁▩,為查閱和利用提供方便│╃。

工程專案檔案管理辦法

  建設工程檔案檔案管理辦法

  1.業務目標

  規範建設工程檔案檔案的收集◕│••▩、編制◕│••▩、歸檔和利用₪╃☁▩,為生產經營活動基礎設施保障│╃。

  2.業務風險

  2.1沒有建立有效的檔案檔案管理系統₪╃☁▩,可能造成工程的稽核審批手續不明確₪╃☁▩,影響工作效率;

  2.2建築工程的檔案收集管理不當₪╃☁▩,可能造成基礎設施的資料資訊缺失₪╃☁▩,對基礎設施的維修維護帶來困難│╃。

  3.業務範圍

  本制度所指的建設工程檔案檔案₪╃☁▩,包括建設工程過程中所形成的具有儲存價值的以文字◕│••▩、圖紙◕│••▩、圖表◕│••▩、聲像等為載體的檔案材料₪╃☁▩,能真實◕│••▩、完整地反映建設工程全過程的技術◕│••▩、經濟◕│••▩、管理等方面的工作和建設工程的實際狀況│╃。

  本制度適用於XX下屬所有業務板塊的新建◕│••▩、改建或擴建工程專案│╃。

  4.相關規定

  4.1檔案管理機構及職責

  4.1.1建設工程專案組為該專案工程檔案整理歸檔的直接責任單位₪╃☁▩,專案組組長是第一責任人│╃。建設工程檔案管理的主要職責包括•☁:

  1)落實建設工程檔案整理歸檔的部門和人員的職責│╃。

  2)在工程招標中₪╃☁▩,與勘察◕│••▩、設計◕│••▩、監理◕│••▩、施工◕│••▩、器材供應等單位簽訂協議◕│••▩、合同時₪╃☁▩,應對提供相應工程檔案的套(份)數量◕│••▩、質量要求◕│••▩、提供時間等提出明確的整理歸檔要求和違約責任│╃。

  3)負責收集和整理工程準備階段◕│••▩、竣工驗收階段形成的工程檔案₪╃☁▩,並進行組卷和歸檔│╃。

  4)負責組織◕│••▩、監督和檢查相關勘察◕│••▩、設計◕│••▩、監理◕│••▩、施工◕│••▩、器材供應等單位的工程檔案的編制工作│╃。在建設工程監理階段◕│••▩、施工階段和竣工圖階段的工作完成後進行收集和歸檔│╃。

  5)在組織工程竣工驗收前₪╃☁▩,應先對工程檔案檔案進行預驗收₪╃☁▩,合格後再申請工程竣工驗收│╃。工程竣工驗收合格三個月內完成歸檔和移交工作│╃。

  4.1.2各建設專案的建設工程檔案檔案₪╃☁▩,由專案組及時報送各運營中心辦公室存檔◕│••▩、驗收₪╃☁▩,並依據《公司關於在建工程的考核辦法》進行考核│╃。

  4.1.3各建設單位專案組應落實相關部門和人員履行檔案管理職責₪╃☁▩,對本級檔案歸檔負責│╃。綜合管理部門應對工程檔案的整理歸檔工作進行服務◕│••▩、監督和檢查₪╃☁▩,對檢查的結果提出改進的意見₪╃☁▩,並進行獎勵和處罰₪╃☁▩,同時對本級檔案歸檔負責│╃。投資發展部對該項工作進行服務◕│••▩、督導◕│••▩、檢查│╃。

  4.2工程檔案歸檔的範圍

  4.2.1工程檔案按照建設程式可以分為工程準備階段檔案◕│••▩、監理檔案◕│••▩、施工檔案◕│••▩、竣工圖◕│••▩、竣工驗收檔案等五個階段進行編制和組卷│╃。其各階段歸檔的工程檔案範圍和深度應能真實完整地反應工程的實際狀況,根據建設工程的投資規模大小和複雜程度₪╃☁▩,按照國家規範GB/T 50328-2014建設工程檔案歸檔規範(2019年版)的歸檔目錄進行調整│╃。

  4.2.2工程準備階段工程檔案₪╃☁▩,包括立項◕│••▩、審批◕│••▩、徵地◕│••▩、勘察◕│••▩、設計◕│••▩、招投標的檔案│╃。歸檔檔案中主要有•☁:專案建議書及批覆₪╃☁▩,可行性研究報告及批覆₪╃☁▩,環境影響評價報告及批覆₪╃☁▩,安全性預評價及批覆₪╃☁▩,技術方案設計及批覆₪╃☁▩,用地申請和批覆₪╃☁▩,廠址場地地形圖₪╃☁▩,國有土地使用許可證₪╃☁▩,工程地質水文勘察報告₪╃☁▩,全部各專業施工設計圖及政府相關部門審查意見₪╃☁▩,建設規劃許可證₪╃☁▩,建設工程施工許可證₪╃☁▩,各類商務合同及技術協議₪╃☁▩,各級上級主管部門和政府職能部門相關的檔案和施工前期行政◕│••▩、技術準備的各類報表等資料│╃。

  4.2.3監理階段歸檔的檔案◕│••▩、施工階段歸檔檔案按當地建設主管政府部門的要求和國家標準GB/T 50328-2014建設工程檔案歸檔規範(2019年版)的規定來確定│╃。基礎工程₪╃☁▩,主體結構工程₪╃☁▩,涉及重要結構安全和工藝裝置重要安裝部位的隱蔽工程₪╃☁▩,在隱蔽前要拍照歸檔₪╃☁▩,拍照前在現場要標識所屬部位₪╃☁▩,歸檔時附照片說明│╃。主要建材◕│••▩、器材◕│••▩、鋼材◕│••▩、各種標準及非標準裝置的質量合格證明₪╃☁▩,複檢證明₪╃☁▩,施工過程中的試驗◕│••▩、測試合格證明₪╃☁▩,完工檢查和試車合格證明₪╃☁▩,發生重大事故的報告和處理結果等│╃。

  4.2.4竣工圖階段歸檔檔案主要有•☁:總平面佈置圖₪╃☁▩,豎向佈置圖₪╃☁▩,給排水◕│••▩、熱能動力◕│••▩、電力◕│••▩、通訊◕│••▩、工藝管路等管網綜合圖₪╃☁▩,各單位工程◕│••▩、各專業竣工圖等│╃。

  4.2.5竣工驗收階段工程檔案主要有•☁:工程竣工總結₪╃☁▩,工程驗收報告₪╃☁▩,工程質量保修書₪╃☁▩,工程預◕│••▩、決算檔案₪╃☁▩,集團監察審計部工程審計結論報告等│╃。財務檔案包括交付使用財產總表和財產明細表₪╃☁▩,裝置固定資產臺帳明細表│╃。建設工程中重要的具有可追溯儲存價值的照片◕│••▩、錄影等影像資料要歸檔│╃。文字◕│••▩、圖樣檔案的電子版要整理歸檔│╃。

  4.3建設過程檔案管理

  4.3.1現場監理負責對工程檔案的收集◕│••▩、歸納◕│••▩、整理和組卷是檔案管理的主要執行者│╃。

  4.3.2工程檔案的申報表格必須採用投資發展部提供的檔案標準格式編寫₪╃☁▩,具體格式參照考核表的標準表格│╃。

  4.3.3工程檔案的分類原則•☁:

  1)符合國家檔案管理現行規範│╃。

  2)力求簡潔清晰₪╃☁▩,分級體系不宜過多₪╃☁▩,查詢路徑儘可能少│╃。

  3)易於各專業工程師理解和查詢│╃。

  4)利於專案竣工後進行檔案整理│╃。

  4.3.4所有檔案應有專櫃存放◕│••▩、妥善保管₪╃☁▩,加鎖₪╃☁▩,每月定期清理翻動₪╃☁▩,通風₪╃☁▩,防溼◕│••▩、防蟲◕│••▩、防黴◕│••▩、防丟失₪╃☁▩,保證檔案的安全│╃。

  4.3.5建立嚴格的借閱◕│••▩、移交和保密制度•☁:

  1)凡因工作需要借閱檔案必須進行登記│╃。登記必須包括檔名稱◕│••▩、借用人◕│••▩、日期◕│••▩、擬借用時間◕│••▩、歸還時間等內容│╃。

  2)外單位的人員如需借閱有關非保密資料時₪╃☁▩,須徵得專案公司總經理的同意₪╃☁▩,並作好登記│╃。保密資料概不外借│╃。

  3)因人員變動等因素造成工程資料移交₪╃☁▩,必須做好資料清單₪╃☁▩,移交人◕│••▩、接收人◕│••▩、監督人分別簽字確認│╃。

  4)所有工程類檔案都必須注意保密₪╃☁▩,嚴禁公司以外人員隨意查閱│╃。機密檔案按密級保管₪╃☁▩,不得隨便放置於公共場所₪╃☁▩,不得私自摘錄或對外洩露

  5)檔案銷燬必須經運營中心投資發展部批准後方可進行│╃。經二人以上監督銷燬₪╃☁▩,任何人不得私自銷燬檔案│╃。

  4.3.6所有工程合同原件在工程未完成之前必須存放在專案組財務部專人保管│╃。其它部門只能使用影印件₪╃☁▩,工程竣工後一起歸類組捲入檔│╃。工程竣工驗收以後兩個月內應將所有檔案按照要求整理歸檔₪╃☁▩,並與檔案管理部門履行檔案交接手續│╃。

  4.3.7電子資料管理及圖紙管理要點•☁:

  1)所有的電子文件登記編號均與紙質文件編號一一對應₪╃☁▩,查詢某個文件時₪╃☁▩,可以透過電子查詢體系很方便地找到檔案所在檔案櫃編號◕│••▩、櫃內分隔編號◕│••▩、案卷號及檔案存放流水號│╃。有些紙質檔案可能沒有電子文件₪╃☁▩,那麼就應建立一個文件用以說明該文件主要內容₪╃☁▩,存放位置₪╃☁▩,存檔編號等₪╃☁▩,以便查閱│╃。

  2)專案工程部工作人員必須對自己編寫過的電子檔案進行分類儲存│╃。

  3)電子檔案不應儲存在電腦系統盤上(系統盤一般為C盤₪╃☁▩,包括“我的文件”和“桌面”)₪╃☁▩,避免因系統損壞而造成檔案丟失│╃。

  4)專案工程電子資料的管理必須按照公司要求進行建設管理₪╃☁▩,並設定許可權在內部網上共享│╃。

  5)專案工程電子資料必須定期進行備份₪╃☁▩,刻錄成盤₪╃☁▩,預防意外事件發生造成檔案丟失│╃。

  6)建立電子圖紙變更登記表₪╃☁▩,記錄清楚圖紙修改時間◕│••▩、圖號◕│••▩、內容◕│••▩、數量等資訊│╃。

  7)修改確定的圖紙應及時替換◕│••▩、及時下發│╃。作廢的圖紙及時回收₪╃☁▩,並書面通知施工單位◕│••▩、監理單位│╃。回收後應妥善儲存₪╃☁▩,註明作廢日期等資訊₪╃☁▩,待工程完工後再行處理│╃。

  4.4工程檔案歸檔的質量要求

  4.4.1歸檔的工程檔案應為原件₪╃☁▩,必須真實與工程實際相符合│╃。

  4.4.2歸檔檔案的內容必須符合相關技術標準◕│••▩、規範和法律法規₪╃☁▩,相關責任人簽字◕│••▩、簽章齊全有效│╃。如為外文版的合同或圖紙等檔案的應用中◕│••▩、外兩種文字對照版資料│╃。

  4.4.3文字材料的幅面宜為A4規格₪╃☁▩,採用能長期儲存的紙張│╃。採用耐久性強不易褪色的書寫材料₪╃☁▩,如碳素墨水│╃。不採用紅色墨水₪╃☁▩,純蘭墨水₪╃☁▩,鉛筆₪╃☁▩,圓珠筆₪╃☁▩,複寫紙等│╃。

  4.4.4設計圖紙應符合國家標準₪╃☁▩,一般採用蘭曬圖₪╃☁▩,加蓋不易褪色的紅印泥設計專用出圖章₪╃☁▩,按A4幅面摺疊│╃。竣工圖應是新藍圖₪╃☁▩,加蓋竣工圖紅印泥章₪╃☁▩,竣工圖章上必須有施工單位名稱◕│••▩、施工單位技術負責人姓名₪╃☁▩,監理單位名稱◕│••▩、總監姓名₪╃☁▩,編制日期等內容│╃。計算機出圖時₪╃☁▩,不得使用其影印件存檔│╃。

  4.4.5可以利用施工圖作竣工圖│╃。在施工中對施工圖作修改的₪╃☁▩,在原施工圖上文字◕│••▩、數字變更應作劃改₪╃☁▩,圖樣區域性變更應作圈改₪╃☁▩,並標註變更依據後作為竣工圖│╃。圖樣變動較大₪╃☁▩,不能清晰表明變動前◕│••▩、後的情況₪╃☁▩,要重新繪製竣工圖₪╃☁▩,在竣工圖圖樣上標明變更的依據│╃。

  4.5歸檔檔案組卷的一般規定

  4.5.1在同一時期內₪╃☁▩,按同一專案總體設計◕│••▩、施工₪╃☁▩,經濟上實行統一核算₪╃☁▩,組織上實行統一管理的專案工程₪╃☁▩,竣工後都應整理成套資料歸檔;

  4.5.2分期實施的專案應分期單獨成套整理歸檔│╃。每一個專案工程應整理兩套檔案₪╃☁▩,一套存建設單位專案公司₪╃☁▩,另一套報送運營中心辦公室歸檔│╃。

  4.5.3案卷歸檔應遵循工程檔案自然形成的規律◕│••▩、程式◕│••▩、卷內檔案的有機聯絡的原則組卷│╃。一個案卷一般厚度不宜超過40mm│╃。一個建設工程由多個單位工程組成時₪╃☁▩,應按單位工程組卷•☁:

  1)工程準備階段檔案可按建設程式◕│••▩、專業◕│••▩、形成單位等組卷│╃。

  2)監理檔案可按單位工程◕│••▩、分部工程◕│••▩、專業◕│••▩、階段等組卷│╃。

  3)施工檔案可按單位工程◕│••▩、分部工程◕│••▩、專業◕│••▩、階段等組卷│╃。

  4)竣工圖可按單位工程◕│••▩、專業等組卷│╃。

  5)竣工驗收檔案可按單位工程◕│••▩、專業組卷│╃。

  4.6卷內檔案的編排要求

  4.6.1卷內檔案的排列₪╃☁▩,文字材料按事項◕│••▩、專業為序│╃。同一事項批覆在請示之前₪╃☁▩,主件在附件之前│╃。圖紙按專業◕│••▩、專案為序₪╃☁▩,設計修改在原圖之前排列│╃。

  4.6.2卷內目錄₪╃☁▩,卷內備考表排在首頁之前₪╃☁▩,式樣及填寫規範│╃。

  4.6.3卷內檔案均按有書寫內容的頁面編號₪╃☁▩,每卷單獨編號│╃。頁號從“1”開始│╃。封面◕│••▩、卷內目錄◕│••▩、卷內備考表不編號│╃。頁面編號的位置₪╃☁▩,單面書寫的檔案在頁面右下角₪╃☁▩,雙面書寫的檔案正面在右下角₪╃☁▩,反面在左下角│╃。

  成套圖紙或印刷成冊的檔案₪╃☁▩,自成一卷的₪╃☁▩,不必另編寫卷內目錄◕│••▩、卷內備考表₪╃☁▩,不必重新編寫頁碼│╃。

  4.6.4卷內歸檔檔案散頁的應裝訂₪╃☁▩,採用三孔左側線繩裝訂法│╃。成套圖紙或成套檔案已裝訂自成一卷的₪╃☁▩,不必再裝訂│╃。

  4.7案卷的編碼規則

  4.7.1工程檔案的編碼由投資發展部統一制定│╃。每套竣工檔案₪╃☁▩,應當編制索引目錄卷₪╃☁▩,案卷檔號為零卷₪╃☁▩,不計入總卷數內│╃。索引目錄卷由編制說明◕│••▩、案卷目錄及各卷內目錄組成│╃。

  編制說明的內容應包括工程概況◕│••▩、竣工檔案編制的概況◕│••▩、案卷檔號的編寫說明₪╃☁▩,及案卷總數◕│••▩、圖紙卷數◕│••▩、張數₪╃☁▩,照片卷數◕│••▩、張數₪╃☁▩,電子文檔卷數◕│••▩、件數等│╃。

  4.7.2案卷檔號按建設程式◕│••▩、文件形成單位◕│••▩、單位工程◕│••▩、專業的原則₪╃☁▩,順序按案卷流水編號│╃。案卷檔號由建設單位編排│╃。

  4.7.3案卷裝具一般採用卷盒◕│••▩、卷夾兩種形式│╃。卷盒及卷夾外表尺寸為高310mm,寬220mm│╃。

  案卷封面應標明案卷檔號◕│••▩、共X卷◕│••▩、第Y卷₪╃☁▩,專案工程名稱◕│••▩、單位工程名稱◕│••▩、專業名稱◕│••▩、檔名稱₪╃☁▩,形成檔案的原編制單位₪╃☁▩,卷內全部檔案形成的起止日期│╃。

  4.8紀律要求

  建設工程檔案整理歸檔驗收工作是工程竣工驗收的必要條件│╃。檔案歸檔未能驗收合格的相關勘察◕│••▩、設計◕│••▩、監理◕│••▩、施工和物資裝置供應等單位₪╃☁▩,不能辦理工程款的竣工結算│╃。對建設單位負責整理歸檔工作部門和責任人納入工程績效考核進行獎懲│╃。

  5相關制度檔案

  XX《檔案管理制度》

  XX《工程專案管理流程》

  XX《新專案投資管理辦法》

  6相關工作記錄

  新專案可行性調果報告◕│••▩、專案會籤審批報告◕│••▩、專案招標書◕│••▩、專案投標書◕│••▩、建設工程圖紙◕│••▩、施工監理工作記錄◕│••▩、專案驗收報告│╃。

工程專案檔案管理的基本要求

  工程專案檔案管理的基本要求

  (一)要熟知國家關於工程專案檔案工作的有關規章◕│••▩、工作標準

  1.有關法律和法規

  (1)《中華人民共和國檔案法》

  (2)《XX省(區)檔案管理條例》

  下面均以廣西為例₪╃☁▩,如•☁:《廣西壯族自治區檔案管理條例》

  2.有關業務檔案

  (1)《國家重點建設專案檔案管理登記辦法》(檔發字[1997]15號)

  (2)《廣西壯族自治區重點建設專案檔案管理登記辦法》(桂檔字[1998]28號)

  (3)《重大建設專案檔案驗收辦法》(檔發[2006]2號

  (4)《廣西壯族自治區重大建設專案檔案驗收實施細則》桂檔發[2007]29號

  3.有關標準檔案

  (1)GB/T 11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》由國家檔案局制定的科技檔案的案卷質量標準

  (2)DA/T 28-2002《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》

  (二)明確建設單位檔案部門的工作職責

  前期工作•☁:

  1◕│••▩、統籌規劃₪╃☁▩,落實專案檔案領導責任制₪╃☁▩,建立檔案工作網路

  2◕│••▩、建立健全的建設專案檔案工作的規章制度

  檔案管理制度•☁:

  1◕│••▩、制定專案檔案管理辦法

  2◕│••▩、建立檔案管理組織結構網路圖

  3◕│••▩、制定專案檔案管理部門及檔案人員工作職責

  檔案業務管理規範•☁:

  1◕│••▩、專案檔案材料歸檔範圍及保管期限表

  2◕│••▩、專案檔案檔案材料整理規程

  3◕│••▩、專案檔案分類方案

  4◕│••▩、專案檔案檔號編制方案

  竣工檔案質量要求

  1◕│••▩、專案檔案檔案材料歸檔責任書

  2◕│••▩、採取有效措施確保專案檔案完整◕│••▩、標準◕│••▩、系統

  3◕│••▩、負責在專案建設活動中自身形成檔案的收集◕│••▩、整理◕│••▩、歸檔工作

  4◕│••▩、監督◕│••▩、指導專案參建單位及本單位承辦部門檔案資料的形成及積累歸檔工作

  5◕│••▩、竣工檔案的接收審查

  6◕│••▩、完成專案檔案的專項驗收工作│╃。

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