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工程建設專案檔案管理(工程建設檔案管理辦法)

來源☁│↟↟·: 2022-09-23

  建築工程質量關乎人們生命財產安全↟₪▩☁╃,因此如何加強建築工程中的施工管理以及保障建築工程的質量是當前建築企業面臨的重要問題↟₪▩☁╃,而建設工程管理檔案記錄了整個建築工程的施工過程↟₪▩☁╃,因此提高工程建設專案檔案管理效率十分必要•│╃╃。為了更好地規範管理建築檔案↟₪▩☁╃,就必須保證建築工程檔案記錄與建築工程施工同時進行•│╃╃。

工程建設專案檔案管理

  工程建設專案檔案管理

  一☁₪✘、建設工程檔案概述

  在建築工程建設期間需要歸檔的檔案檔案主要包括以下四個內容☁│↟↟·:

  (一)準備階段的相關檔案

  建築工程在建設前期要對建築機構進行構想和設計↟₪▩☁╃,並做好建築工程的市場調研工作↟₪▩☁╃,還要對建築工程可行性進行研究•│╃╃。評估建築工程的選址☁₪✘、造價以及材料是否合理↟₪▩☁╃,建築工程前期準備的檔案資料由很多檔案組成↟₪▩☁╃,主要有立項檔案☁₪✘、用地拆遷檔案☁₪✘、勘察設計檔案☁₪✘、招投標檔案☁₪✘、開工審批檔案以及建築工程的基本資訊•│╃╃。

  (二)建築工程監理檔案

  在建築工程施工期間↟₪▩☁╃,監理人員要對建築工程的施工質量☁₪✘、施工材料☁₪✘、施工進度以及施工技術進行評估☁₪✘、記錄•│╃╃。其主要包括監理管理檔案☁₪✘、建築工程專案施工進度控制檔案☁₪✘、施工質量控制檔案☁₪✘、工期進度管理檔案以及監理驗收檔案•│╃╃。

  (三)建築工程施工檔案

  建築工程的施工資料對建築工程的施工技術具有一定的指導作用↟₪▩☁╃,也是建築工程施工管理成效的體現•│╃╃。其主要包括建築工程施工管理檔案☁₪✘、施工技術檔案☁₪✘、施工進度管理檔案☁₪✘、造價管理檔案☁₪✘、施工材料使用記錄☁₪✘、施工試驗檢測檔案以及施工質量驗收檔案•│╃╃。

  (四)建築工程竣工驗收檔案建築工程的驗收檔案是對建築工程各項驗收結果的記錄↟₪▩☁╃,可以有效發現建築工程中存在的施工問題↟₪▩☁╃,並督促施工單位根據相應的施工標準進行改進•│╃╃。這一類檔案主要由建築專案的竣工圖☁₪✘、驗收和備案檔案以及聲像檔案組成•│╃╃。

  二☁₪✘、建設工程檔案管理的重要性

  建築工程檔案是建設工程專案中不可或缺的部分↟₪▩☁╃,是建築工程質量的有效體現•│╃╃。建設工程檔案管理對建築工程質量控制具有重要意義↟₪▩☁╃,是提高建設工程質量的有效手段•│╃╃。

  三☁₪✘、現階段建設工程檔案管理過程中存在的問題

  (一)對建設工程檔案管理工作不重視

  一些建築企業將工作重點放在工程的進度和質量上↟₪▩☁╃,忽視了建設工程檔案管理的重要性↟₪▩☁╃,一味追求工程進度和經濟效益↟₪▩☁╃,檔案管理工作形同虛設↟₪▩☁╃,在工程檔案管理人員的選配上缺乏統籌意識•│╃╃。

  (二)建設工程檔案管理方式落後↟₪▩☁╃,缺乏健全的檔案管理制度

  隨著資訊科技的不斷髮展↟₪▩☁╃,很多建築單位已經配備了先進的檔案管理軟體↟₪▩☁╃,但仍有一些單位還在採用傳統的建設工程檔案管理模式↟₪▩☁╃,這不僅造成人力☁₪✘、物力資源的浪費↟₪▩☁╃,還造成了檔案管理效率低下的現狀•│╃╃。有的建築單位雖然配備了先進的檔案管理軟體↟₪▩☁╃,但是由於培訓不到位以及管理人員素質較低的緣故↟₪▩☁╃,使得檔案管理軟體運用率較低↟₪▩☁╃,不能真正發揮檔案管理軟體的作用•│╃╃。

  (三)建設工程檔案管理人員素質較低

  由於很多檔案管理人員上崗前沒有進行專項的檔案管理工作培訓↟₪▩☁╃,檔案管理實踐經驗不足↟₪▩☁╃,導致一些建設工程檔案不能滿足歸檔要求↟₪▩☁╃,比如工程資料影印件經過多次修改塗抹後再進行復印↟₪▩☁╃,導致建設工程資料字跡不清晰↟₪▩☁╃,不符合檔案歸檔要求↟₪▩☁╃,如果被存檔將會嚴重影響後期的施工工作•│╃╃。由於檔案管理人員專業素養較低↟₪▩☁╃,造成建設工程檔案管理效率低下↟₪▩☁╃,不利於建設工程施工的順利開展•│╃╃。

  (四)建設工程檔案缺乏真實性

  建設工程是一個比較複雜的過程↟₪▩☁╃,其檔案管理具有工作量大以及資料來源複雜☁₪✘、多樣的特性↟₪▩☁╃,對其進行正確的管理存在一定難度•│╃╃。由於建設單位檔案歸檔時管理體系不完善↟₪▩☁╃,再加上檔案管理人員責任心不強↟₪▩☁╃,導致建設工程檔案管理比較混亂↟₪▩☁╃,容易出現紕漏•│╃╃。

  一些建築單位沒有重視檔案管理↟₪▩☁╃,沒有專業的檔案管理人員↟₪▩☁╃,不能明確劃分檔案管理職責↟₪▩☁╃,仍然使用傳統的檔案管理模式↟₪▩☁╃,不能實現建設工程檔案管理的規範化和資訊化↟₪▩☁╃,不能有效保障建設工程檔案的真實性•│╃╃。

  四☁₪✘、強化建設工程檔案管理的措施

  (一)熟練掌握有關建設工程檔案管理的相關法律法規針對檔案管理↟₪▩☁╃,我國出臺了很多檔案管理條例↟₪▩☁╃,比如《中華人民共和國檔案法》等↟₪▩☁╃,這些法規條例為建設工程檔案管理指明瞭方向•│╃╃。所以建設工程檔案管理人員要熟練掌握與建設工程檔案管理相關的法律法規↟₪▩☁╃,這樣才能更利於檔案管理工作的推進↟₪▩☁╃,促使建設施工全程記錄與檔案整理工作同步進行•│╃╃。

  (二)不斷加強規範建設工程檔案管理工作的基本要求

  首先↟₪▩☁╃,要加強建設工程檔案系統化管理•│╃╃。在檔案組織管理方面要統一領導↟₪▩☁╃,不斷實現檔案管理的網路化發展↟₪▩☁╃,根據實際的檔案管理人員現狀對建設工程檔案管理工作進行職責劃分↟₪▩☁╃,實行責任制↟₪▩☁╃,最大限度保障建設工程檔案的真實性和可行性•│╃╃。

  可以在現有的檔案管理小組基礎上設定相應的督查檢查小組↟₪▩☁╃,以進一步提高建設工程檔案管理效率•│╃╃。其次↟₪▩☁╃,為了保障建設工程檔案資訊的準確性↟₪▩☁╃,可以建立一定的監督機制•│╃╃。建設工程在施工過程中需要工程師對整個施工流程進行監督↟₪▩☁╃,確保建設工程按計劃進行•│╃╃。在建設工程監督工作中↟₪▩☁╃,一般透過平行檢驗的方式來進一步保障檔案管理資料的真實性•│╃╃。

  最後↟₪▩☁╃,施工單位要不斷加強管理體系建設•│╃╃。為了保證建設工程檔案的完整性和準確性↟₪▩☁╃,施工單位還要不斷加強管理體系建設•│╃╃。一個完整的建設工程管理體系要設定一個工作室和五個執行部門•│╃╃。

  一個工作室指的就是檔案工作室↟₪▩☁╃,五個部門主要是建設工程專案規劃部門☁₪✘、物資部門☁₪✘、財務部門☁₪✘、技術質量部門以及監督部門•│╃╃。建設工程在施工過程中需要檔案工作室與五部門的相互配合↟₪▩☁╃,對建設工程中所有的資料進行實時監控↟₪▩☁╃,以保障檔案記錄工作準確呈現建設工程的建設全過程•│╃╃。

  (三)做好建設工程檔案管理的組織調控

  每個建設單位都會圍繞建築工程專案建立自己的檔案管理部門↟₪▩☁╃,其主要目的是有效管理建設工程的各種資料↟₪▩☁╃,結合建築工程的實際情況對建築工程的施工給出專業指導意見↟₪▩☁╃,有效調節各部門的工作•│╃╃。

  建設工程檔案管理人員要經常參與工程建設的相關會議↟₪▩☁╃,這樣可以更全面瞭解建設工程的實際狀況↟₪▩☁╃,有效收集檔案資料↟₪▩☁╃,對建設工程檔案的狀態和內容進行全面監管•│╃╃。建設工程檔案管理人員還要加強現代資訊科技的學習↟₪▩☁╃,不斷提高建設工程檔案管理人員的工作效率•│╃╃。

  (四)控制好建設工程的預結算

  建設工程單位在簽訂合同後↟₪▩☁╃,要對建設工程的前期工程資料進行整理↟₪▩☁╃,之後交給檔案管理工作室•│╃╃。在建設工程結算尾款時↟₪▩☁╃,要與檔案部門核對相關資料↟₪▩☁╃,只有獲取了檔案管理部門的批准簽字後↟₪▩☁╃,才能進行最終結算•│╃╃。

  (五)落實好檔案管理職責

  建設單位在工程建設中會設定檔案管理部門☁₪✘、施工質量監督部門以及考核部門•│╃╃。檔案管理部門需要定時對這些部門的工程資料進行彙總歸納↟₪▩☁╃,以進一步保障檔案資料的完整性•│╃╃。為了更好地發揮檔案管理的作用↟₪▩☁╃,還要根據建設工程的實際情況在檔案管理部門設定獎懲制度↟₪▩☁╃,有效激發檔案管理人員的積極性•│╃╃。

  (六)提升建設工程檔案管理人員的培訓和指導力度

  建設工程檔案管理主體在人↟₪▩☁╃,所以建築工程單位要高度重視檔案管理工作人員的培訓↟₪▩☁╃,透過對檔案管理人員進行培訓↟₪▩☁╃,進一步推動建設工程檔案管理工作的順利開展•│╃╃。除此之外↟₪▩☁╃,建設單位還要定期邀請檔案管理專家進行檔案管理知識講座↟₪▩☁╃,宣傳最新的檔案管理理念•│╃╃。

  建設工程檔案管理人員也要與時俱進↟₪▩☁╃,積極接受新的檔案管理理念↟₪▩☁╃,並對建設工程檔案進行創新管理↟₪▩☁╃,不斷強化自身的管理技能•│╃╃。建設工程檔案管理人員還要確保新的檔案管理理念與建設工程專案實踐相結合↟₪▩☁╃,從而實現建設工程檔案創新管理•│╃╃。

工程建設檔案管理辦法

  工程建設檔案管理辦法

  一☁₪✘、工程檔案材料的收集☁₪✘、整理範圍

  (一)工程準備階段檔案材料

  1☁₪✘、立項檔案材料☁│↟↟·:專案建議書;專案建議書審批意見及前期工作通知書;可行性研究報告及附件;可行性研究報告審批意見;關於立項有關的會議紀要↟₪▩☁╃,領導講話;專家建議檔案;調查資料及專案評估研究材料•│╃╃。

  2☁₪✘、建設用地徵地☁₪✘、拆遷檔案材料☁│↟↟·:選址申請及選址規劃意見通知書;用地申請報告及用地計劃批准書;拆遷安置意見☁₪✘、協議☁₪✘、方案等;建設用地規劃許可證及其附件;劃撥建設用地檔案;國有土地使用證•│╃╃。

  3☁₪✘、勘察☁₪✘、測繪☁₪✘、設計檔案材料☁│↟↟·:工程地質勘察報告;水文地質勘察報告☁₪✘、自然條件☁₪✘、地震調查;建設用地釘樁通知單;地形測量和撥地測量成果報告;申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知書;初步設計圖紙和說明;技術設計圖紙和說明;審定方案通知書及審查意見;有關行政主管部門批准檔案或取得的有關協議;施工圖及其說明;設計計算書;政府有關部門對施工圖設計檔案審批意見•│╃╃。

  4☁₪✘、招投標檔案材料☁│↟↟·:勘察設計招投標檔案;勘察設計承包合同;施工招投標檔案;施工承包合同;工程監理招投標檔案;監理委託合同;編標合同☁₪✘、標底;

  5☁₪✘、開工審批檔案材料☁│↟↟·:建設專案列入年度計劃的申報檔案;建設專案列入年度計劃的批覆檔案或年度計劃專案表;規劃審批申報表及報送的檔案和圖紙;建設工程規劃許可證及其附件;建設工程開工審查表;建設工程施工許可證☁₪✘、審計證明等;工程質量監督手續•│╃╃。

  6☁₪✘、建設☁₪✘、施工☁₪✘、監理機構及負責人檔案材料☁│↟↟·:工程專案管理機構及負責人名單;工程專案監理機構及負責人名單;工程專案施工管理機構及負責人名單•│╃╃。

  (二)監理檔案材料☁│↟↟·:

  1☁₪✘、監理規劃

  2☁₪✘、監理月報中的有關質量問題

  3☁₪✘、監理會議紀要中的有關質量問題

  4☁₪✘、進度控制

  5☁₪✘、質量控制

  6☁₪✘、造價控制

  7☁₪✘、分包資質

  8☁₪✘、監理通知

  9☁₪✘、合同與其他事項管理

  10☁₪✘、監理工作總結

  (三)施工檔案材料☁│↟↟·:

  土木工程

  1☁₪✘、土木工程

  ①施工技術準備檔案

  ②施工現場準備

  ③地基處理記錄

  ④工程圖紙變更記錄

  ⑤施工材料質量證明及複試試驗報告

  ⑥施工試驗記錄

  ⑦隱蔽工程檢查記錄

  ⑧施工記錄

  2☁₪✘、電氣☁₪✘、給排水☁₪✘、消防☁₪✘、採暖☁₪✘、通風☁₪✘、空調☁₪✘、燃氣☁₪✘、建築智慧化☁₪✘、電梯工程

  ①一般施工記錄

  ②圖紙變更記錄

  ③裝置☁₪✘、產品質量檢查☁₪✘、安裝記錄

  ④預檢記錄

  ⑤隱蔽工程檢查記錄

  ⑥施工試驗記錄

  ⑦質量事故處理記錄

  ⑧工程質量檢驗記錄

  (四)竣工驗收檔案材料☁│↟↟·:

  1☁₪✘、工程竣工總結

  ①工程概況表

  ②工程竣工總結

  2☁₪✘、竣工驗收記錄

  (1)建築安裝工程

  ①單位(子單位)工程質量驗收記錄

  ②竣工驗收證明書

  ③竣工驗收報告

  ④竣工驗收備案表(包括各專項驗收認可檔案)

  ⑤工程質量保修書

  (2)市政基礎設施工程

  ①單位工程質量評定表及報驗單

  ②竣工驗收證明書

  ③竣工驗收報告

  ④竣工驗收備案表(包括各專項驗收認可檔案)

  ⑤工程質量保修書

  (五)竣工圖☁│↟↟·:

  1☁₪✘、綜合竣工圖

  ①綜合圖

  ②室外專業圖

  2☁₪✘、專業竣工圖

  ①建築竣工圖

  ②結構竣工圖

  ③裝修(裝飾)工程竣工圖

  ④電氣工程(智慧化工程)竣工圖

  ⑤給排水工程(消防工程)竣工圖

  ⑥採暖通風空調工程竣工圖

  ⑦燃氣工程竣工圖

  (六)工程竣工結算檔案材料☁│↟↟·:

  施工單位決算書☁₪✘、監理單位初審書☁₪✘、跟蹤審計初審書☁₪✘、審計部門審定書以及工程竣工結算的全部資料•│╃╃。

  (七)甲供材檔案材料☁│↟↟·:

  甲供材招標☁₪✘、議標☁₪✘、投標檔案☁₪✘、合同檔案☁₪✘、招標評標記錄檔案•│╃╃。

  (八)在建工程月報表統計檔案材料

  在建工程月報表統計工作由專案負責人在每月28日之前將各工程月報表報至檔案員↟₪▩☁╃,報表內容包括工程形象進度☁₪✘、當月完成產值↟₪▩☁╃,並附工作量計算書•│╃╃。

  (九)在工程建設中使用計算機☁₪✘、數碼相機☁₪✘、數碼攝像機等現代技術手段形成的檔案材料(電子檔案)•│╃╃。

  二☁₪✘、歸檔檔案的質量要求

  1☁₪✘、歸檔的檔案應最少有一份原件;

  2☁₪✘、檔案的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察☁₪✘、設計☁₪✘、施工☁₪✘、監理等方面的技術規範↟₪▩☁╃,標準和規程;

  3☁₪✘、工程檔案的內容必須真實☁₪✘、準確↟₪▩☁╃,與工程實際相符合;

  4☁₪✘、工程檔案應採用耐久性強的書寫材料↟₪▩☁╃,如碳素墨水☁₪✘、藍黑墨水↟₪▩☁╃,不得使用易褪色的書寫材料↟₪▩☁╃,如☁│↟↟·:紅色墨水☁₪✘、純藍墨水☁₪✘、圓珠筆☁₪✘、複寫紙☁₪✘、鉛筆等;

  5☁₪✘、工程檔案應字跡清楚↟₪▩☁╃,圖樣清晰☁₪✘、圖表整潔☁₪✘、簽字蓋章手續完備;

  6☁₪✘、工程檔案中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面(297㎜×210㎜)↟₪▩☁╃,圖紙宜採用國家標準圖幅•│╃╃。

  7☁₪✘、工程檔案的紙張應採用能夠長期儲存的韌力大↟₪▩☁╃,耐久性強的紙張↟₪▩☁╃,圖紙一般採用藍曬圖↟₪▩☁╃,竣工圖應是新藍圖↟₪▩☁╃,計算機出圖必須清晰↟₪▩☁╃,不得使用計算機出圖的影印件;

  8☁₪✘、所用竣工圖均應加蓋竣工圖章↟₪▩☁╃,竣工圖章的基本內容應包括☁│↟↟·:"竣工圖"字樣↟₪▩☁╃,施工單位☁₪✘、編制人☁₪✘、稽核人☁₪✘、技術負責人☁₪✘、編制日期☁₪✘、監理單位☁₪✘、現場監理☁₪✘、總監↟₪▩☁╃,竣工圖章尺寸為☁│↟↟·:50㎜×80㎜•│╃╃。竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥↟₪▩☁╃,應蓋在圖示欄上方空白處;

  9☁₪✘、利用施工圖改繪竣工圖↟₪▩☁╃,必須標明變更修改依據↟₪▩☁╃,凡施工圖結構☁₪✘、工藝☁₪✘、平面佈置等有重大改變↟₪▩☁╃,或變更部分超過圖面1/3的↟₪▩☁╃,應當重新繪製竣工圖;

  10☁₪✘、不同幅面的工程圖紙按《技術製圖複製圖的摺疊方法》(GB/10609.3-89)統一折疊成A4幅面(297㎜×210㎜)↟₪▩☁╃,圖示欄露在外面;

  11☁₪✘、歸檔檔案的案卷不宜過厚↟₪▩☁╃,一般不超過40㎜↟₪▩☁╃,案卷內不應有重複檔案;

  12☁₪✘、卷內檔案均按有書寫內容的頁面編號↟₪▩☁╃,每卷單獨編號↟₪▩☁╃,頁號從"1"開始↟₪▩☁╃,單面書寫的檔案頁號編在右下角↟₪▩☁╃,雙面書寫的檔案↟₪▩☁╃,正面在右下角↟₪▩☁╃,背面在左下角;

  13☁₪✘、案卷的裝訂☁│↟↟·:文字材料必須裝訂↟₪▩☁╃,既有文字材料↟₪▩☁╃,又有圖紙的案卷應裝訂↟₪▩☁╃,裝訂應採用線繩三孔左側裝訂法↟₪▩☁╃,要整齊☁₪✘、牢固↟₪▩☁╃,便於保管和利用↟₪▩☁╃,裝訂時必須剔除金屬物•│╃╃。

  三☁₪✘、工程檔案的驗收與移交

  (一)列入城建檔案館接收範圍的工程↟₪▩☁╃,在組織工程竣工驗收前↟₪▩☁╃,專案負責人會同檔案員應提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收↟₪▩☁╃,未取得城建檔案館管理機構出具的認可檔案不得組織工程竣工驗收•│╃╃。

  (二)工程檔案的移交

  1☁₪✘、工程準備階段檔案中立項檔案材料☁₪✘、勘察測繪☁₪✘、設計檔案材料☁₪✘、招投標檔案材料和各種合同☁₪✘、標底☁₪✘、答疑會記錄技術交底☁₪✘、領取的各種證照檔案等前期檔案資料由責任人分別負責收集↟₪▩☁╃,移交專案負責人•│╃╃。施工階段檔案資料由各專案負責人負責組織收集•│╃╃。前期檔案資料在工程開工後一個月內將形成的檔案檔案一式四份移交至檔案員•│╃╃。

  2☁₪✘、監理檔案☁₪✘、施工檔案☁₪✘、竣工驗收檔案材料☁₪✘、竣工圖所形成的文字檔案要求一式兩份↟₪▩☁╃,竣工圖要求一式四份↟₪▩☁╃,在工程竣工驗收後一個月內↟₪▩☁╃,由工程專案負責人負責牽頭將監理單位☁₪✘、施工單位的檔案移交至檔案員•│╃╃。

  3☁₪✘、工程竣工結算檔案材料由專案負責人會同施工單位在辦理結算的同時將形成的檔案移交至檔案員•│╃╃。

  4☁₪✘、甲供材檔案材料由專案負責人負責在工程竣工後一個月內將形成的檔案一式兩份移交至檔案員•│╃╃。

  5☁₪✘、以上歸檔檔案符合質量要求以及《建設工程檔案歸檔整理規範》要求時↟₪▩☁╃,由移交人提交移交清單一式兩份↟₪▩☁╃,由移交人和接收人雙方簽字↟₪▩☁╃,辦理移交手續•│╃╃。

  6☁₪✘、檔案員在工程竣工的2-5個月內將檔案移交至城建檔案館一份↟₪▩☁╃,重點工程科儲存一份↟₪▩☁╃,另儲存一份文字檔案目錄和電子檔案目錄↟₪▩☁╃,目錄內容要詳細☁₪✘、便於查詢•│╃╃。

  7☁₪✘、各專案負責人是本專案檔案蒐集☁₪✘、整理☁₪✘、歸檔的責任人↟₪▩☁╃,必須在規定時間內將所收集範圍內的資料(圖)檔案收集齊全↟₪▩☁╃,並整理合格後交檔案員↟₪▩☁╃,檔案員必須在規定時間內將各工程專案負責人提供的資料(圖)檔案立卷歸檔和移交•│╃╃。由於不負責任造成檔案資料遺失的↟₪▩☁╃,將視情節輕重↟₪▩☁╃,給予相關責任人相應處理•│╃╃。

  8☁₪✘、監理☁₪✘、施工☁₪✘、設計等單位在規定時間內不能提供完整檔案的除扣發工程款外↟₪▩☁╃,視情節輕重給予一定的經濟處罰↟₪▩☁╃,專案負責人在核付工程款時辦理↟₪▩☁╃,直至檔案交齊•│╃╃。

  9☁₪✘、檔案員是基建檔案蒐集☁₪✘、整理☁₪✘、分類歸檔的責任人↟₪▩☁╃,對檔案的系統完整☁₪✘、歸檔及時☁₪✘、整潔規範☁₪✘、安全保密負責•│╃╃。要檢查指導各專案負責人蒐集☁₪✘、整理☁₪✘、上交檔案的情況↟₪▩☁╃,及時催交應歸檔的檔案資料↟₪▩☁╃,對歸檔不及時☁₪✘、檔案有缺損的要及時向領導報告↟₪▩☁╃,及時處理•│╃╃。

  10☁₪✘、檔案員應做好檔案的借閱和利用工作↟₪▩☁╃,提供優質服務↟₪▩☁╃,做到隨時調閱檔案隨時找到↟₪▩☁╃,快捷迅速•│╃╃。

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