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戶籍檔案整理規範(戶籍檔案整理及數字化)

來源☁•▩·│: 2022-09-27

  在檔案整理之前•│☁,檔案員應學習戶籍檔案整理規範•│☁,力求做實做細戶籍檔案日常的整理工作╃·✘·•。在整理過程中•│☁,戶籍員嚴格按照《戶籍檔案管理規定》•│☁,做到每項業務有記錄·•✘╃☁、有依據·•✘╃☁、有資料·•✘╃☁、有審批•│☁,確保每項業務資訊不丟失•│☁,以便於查詢·•✘╃☁、使用為目的•│☁,將各類戶籍檔案按照姓氏·•✘╃☁、年份·•✘╃☁、受理時間進行分類歸檔·•✘╃☁、編寫目錄·•✘╃☁、規範裝訂•│☁,使戶籍檔案一目瞭然╃·✘·•。

戶籍檔案整理規範

  戶籍檔案整理規範

  一·•✘╃☁、檔案整理概述

  檔案整理•│☁,就是按照一定原則對檔案實體進行系統分類·•✘╃☁、組合·•✘╃☁、排列·•✘╃☁、編號和編目•│☁,使之有序化的過程╃·✘·•。

  (一)檔案整理的型別檔案整理可以分為三種類型☁•▩·│:系統排列和編目·•✘╃☁、區域性調整和全過程整理╃·✘·•。

  (二)檔案整理的內容和步驟

  檔案整理的內容•│☁,包括系統化和編目兩部分╃·✘·•。檔案整理工作的主要步驟有☁•▩·│:區分全宗-全宗內檔案的分類--立卷(元件)--案卷(件)的排列--檔號的編制--案卷目錄(歸檔檔案目錄)的編制╃·✘·•。

  (三)檔案整理的原則

  按照檔案的形成規律和特點•│☁,保持檔案之間的歷史聯絡•│☁,充分利用原有的整理基礎•│☁,便於檔案的管理和利用╃·✘·•。所謂檔案之間的歷史聯絡•│☁,是指檔案在產生和處理過程中所形成的內在聯絡•│☁,主要表現在檔案的來源·•✘╃☁、時間·•✘╃☁、內容和形式等方面╃·✘·•。

  二·•✘╃☁、全宗

  (一)全宗的概念

  全宗是一個國家機構·•✘╃☁、社會組織或個人形成的具有有機聯絡的檔案整體╃·✘·•。全宗的基本含義有三方面☁•▩·│:全宗是一個有機整體;全宗是在一定的歷史活動中形成的;全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的╃·✘·•。

  (二)立檔單位及其構成條件

  立檔單位•│☁,又稱全宗構成者•│☁,是指形成全宗的單位或個人╃·✘·•。立檔單位的構成條件☁•▩·│:可以獨立行使職權•│☁,並能以自己的名義單獨對外行文;是一個會計單位或經濟核算單位•│☁,獨立編制預算;設有管理人事的機構或人員•│☁,有一定的人事任免權╃·✘·•。

  (三)立檔單位變化對全宗劃分的影響

  1.政權更迭的全宗處理;

  2.立檔單位職能發生根本性變化的全宗處理;

  3.立檔單位其他變化情況的全宗處理╃·✘·•。

  (四)全宗的補充形式

  全宗的補充形式╃·✘·•。主要有☁•▩·│:聯合全宗;彙集全宗;檔案彙集╃·✘·•。

  (五)判定檔案所屬全宗

  判定檔案所屬全宗•│☁,關鍵是確定檔案的形成者•│☁,具體分發文·•✘╃☁、收文和內部檔案三種情況╃·✘·•。

  三·•✘╃☁、全宗內檔案的分類

  (一)分類的基本要求客觀性;邏輯性;可操作性╃·✘·•。

  (二)分類方法

  檔案分類法•│☁,是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據•│☁,歸納起來有按來源分類·•✘╃☁、按時間分類·•✘╃☁、按內容分類和按形式分類等型別╃·✘·•。

  (三)分類方案的編制

  1.機關全宗分類方案的編制機關檔案分類方案中•│☁,第一層次的分類一般採用門類分類法•│☁,將全部檔案分為文書類·•✘╃☁、業務(專門)類·•✘╃☁、科技類·•✘╃☁、會計類·•✘╃☁、特殊載體類等類目•│☁,每個一級類目再根據其檔案的特點•│☁,劃分二·•✘╃☁、三級類目╃·✘·•。

  2.企業全宗分類方案的編制

  工業企業檔案分類一般設定十個一級類目•│☁,即黨群工作類·•✘╃☁、行政管理類·•✘╃☁、經營管理類·•✘╃☁、生產技術管理類·•✘╃☁、產品類·•✘╃☁、科學技術研究類·•✘╃☁、基本建設類·•✘╃☁、裝置儀器類·•✘╃☁、會計檔案類·•✘╃☁、幹部職工檔案類╃·✘·•。

  四·•✘╃☁、檔號和目錄的編制

  (一)檔號編制原則

  檔號是檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中•│☁,以字元形式賦予檔案的一組程式碼╃·✘·•。檔號是存取檔案的標記•│☁,並具有統計監督作用╃·✘·•。檔號的編制應遵循以下原則☁•▩·│:唯一性原則;合理性原則;穩定性原則;擴充性原則;簡單性原則╃·✘·•。

  (二)檔號的結構

  分為三種☁•▩·│:第一種結構為☁•▩·│:全宗號-案卷目錄號-案卷號-件·•✘╃☁、頁(張)號╃·✘·•。第二種結構為☁•▩·│:全宗號-類別號-案卷號-件·•✘╃☁、頁(張)號╃·✘·•。第三種結構為☁•▩·│:類別號-專案號-案卷號-件·•✘╃☁、頁(張)號╃·✘·•。

  (三)檔號的編制方法

  全宗號·•✘╃☁、案卷目錄號·•✘╃☁、類別號·•✘╃☁、專案號·•✘╃☁、案卷號·•✘╃☁、年度·•✘╃☁、保管期限·•✘╃☁、組織機構或問題·•✘╃☁、件號·•✘╃☁、頁(張)號的編制方法╃·✘·•。

  (四)目錄的編制編制目錄是整理工作的最後一步╃·✘·•。立卷整理應編制案卷目錄•│☁,元件整理應編制歸檔檔案目錄╃·✘·•。

戶籍檔案整理及數字化

  戶籍檔案整理及數字化

  開展戶籍檔案數字化掃描工作之前•│☁,應根據紙質檔案實際情況•│☁,按步驟對檔案實體進行整理鑑別•│☁,對需要說明·•✘╃☁、修裱·•✘╃☁、掃描等內容進行標識•│☁,以確保掃描加工質量和效率╃·✘·•。

  1·•✘╃☁、分件

  按傳統方法整理的檔案•│☁,應將案卷拆分為件進行掃描╃·✘·•。件的劃分應遵照DA/T22的規定進行•│☁,注意保持檔案的齊全·•✘╃☁、完整•│☁,儘量避免以組合件的方式進行掃描╃·✘·•。按新方法整理的檔案•│☁,件的劃分遵循檔案形成規律和DA/T22的要求╃·✘·•。

  分件過程中•│☁,應注意理順檔案的排列順序╃·✘·•。對檔案形成過程中產生的•│☁,除正本以外的一般性修改稿·•✘╃☁、底稿·•✘╃☁、重複件及沒有儲存意義的製表說明等不予掃描的頁面•│☁,應加以標註╃·✘·•。

  為便於數字檔案(正文)的利用•│☁,應將檔案處理籤或領導(職能部門)簽署的意見·•✘╃☁、有本級黨政領導親自批示和審改內容的檔案底稿等不便提供利用的檔案•│☁,在檔案目錄資料庫中進行標識╃·✘·•。

  2·•✘╃☁、編頁

  沒有編頁或編頁不規範的檔案•│☁,原則上應重新進行編頁╃·✘·•。文書檔案正面頁號應編在右下角·•✘╃☁、背面頁號應編在左下角•│☁,科技檔案頁號應統一編在右下角•│☁,沒有資訊的檔案頁面不編號╃·✘·•。

  頁號不應壓蓋檔案內容;重新編寫頁號時•│☁,應將原頁號用鉛筆劃去,以示區分

  3·•✘╃☁、裝訂物處理

  對已裝訂成冊•│☁,不去除裝訂物會影響掃描工作進行的檔案•│☁,應拆除裝訂物╃·✘·•。拆除裝訂物時,應注意保護檔案不受損害╃·✘·•。

  對已裝訂成冊•│☁,不去除裝訂物不影響掃描工作進行的檔案•│☁,應維持原樣╃·✘·•。

  4·•✘╃☁、頁面修整

  對破損嚴重無法掃描或折皺不平影響影象質量的紙質檔案•│☁,應先進行技術修復或壓平等相應處理後再進行掃描╃·✘·•。

  5·•✘╃☁、裝訂還原

  紙質檔案掃描加工完成後•│☁,對拆除過裝訂物的檔案實體進行裝訂還原╃·✘·•。裝訂還原應符合國家檔案裝訂規範•│☁,要保持案卷整齊·•✘╃☁、卷內檔案排列順序正確·•✘╃☁、不掉頁·•✘╃☁、不壓字等╃·✘·•。

  對裝訂還原的檔案實體進行質量檢查·•✘╃☁、登記•│☁,出現卷內檔案不完整·•✘╃☁、前後順序排列不正確及裝訂不符合國家規範等情況•│☁,應退回重新整理╃·✘·•。

  6·•✘╃☁、交接登記

  檔案整理及數字化過程需要交接的環節,應當填寫檔案調還卷登記表•│☁,確保交接清楚•│☁,手續完備•│☁,有據可查╃·✘·•。

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