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為什麼要做檔案整理數字化(檔案整理數字化的意義)

來源││₪╃▩: 2022-09-28

  為什麼要做檔案整理數字化?近幾年╃◕,國家與各事業單位都開始進行了一項工作╃◕,那就是“檔案數字化”這是未來發展的趨勢╃◕,也是時代的走向✘·╃。但還是有許多的檔案人員還不知道檔案數字化這項活動✘·╃。

為什麼要做檔案整理數字化

  什麼是檔案數字化

  檔案數字化是將紙質檔案經掃描₪☁•₪☁、修圖₪☁•₪☁、編目₪☁•₪☁、最終合成為影象(PDF)格式檔案儲存在電腦₪☁•₪☁、行動硬碟中的一種方法✘·╃。使用檔案數字化後紙質檔案無需再翻動╃◕,有利於原始檔案的儲存✘·╃。檔案數字化實現檔案一鍵查詢₪☁•₪☁、列印╃◕,既方便又快捷✘·╃。檔案數字化已成為現代化辦公及檔案整理的發展趨勢✘·╃。

  檔案數字化的必要性

  現在我們的生活已經進入了資訊時代╃◕,生活中的各個方面也在發生了很大的變化╃◕,而檔案數字化就是資訊時代檔案工作的主題✘·╃。也是對檔案管理過程的一種巨大的轉變✘·╃。

  我國提倡檔案數字化╃◕,其實╃◕,這些都是有原因的✘·╃。我們以前檔案管理的方式╃◕,大多都是以手動的方式進行整理的✘·╃。有著許多不方便的地方╃◕,不論是效率╃◕,還是對檔案的儲存上╃◕,更是對檔案的利用上╃◕,都有著許多不便之處✘·╃。

  那麼╃◕,檔案進行數字化後╃◕,都變成了計算機裡的語言了╃◕,那麼我們應該怎樣去管理呢↟₪◕?有沒有什麼好的方式進行管理呢↟₪◕?

  為了使檔案的價值得以充分的發揮╃◕,為了檔案整理的效率得到提升╃◕,研發人員夜以繼日的開發了一套軟體✘·╃。

  也就是“檔案管理系統”可以將數字化過後的檔案進行集中式的管理╃◕,省去了原本手動管理的過程╃◕,極大提高了數字化的效率╃◕,是為檔案數字化量身定製的工具╃◕,能一鍵式解決檔案存管難題✘·╃。下面我們來看下檔案管理系統大概有哪些功能作用;

  標準化檔案的統一管理

  數字檔案管理系統為檔案的輸入╃◕,方便而有效;

  高效₪☁•₪☁、智慧化的檔案歸集

  數字檔案管理軟體可以根據不同類別的不同檔案類別╃◕,根據客戶需求╃◕,進行自動的資料比對╃◕,並可實現檔案編號的自動產生✘·╃。

  快速便捷的檔案查詢

  該軟體可實現跨類別檢索₪☁•₪☁、跨年度檢索和跨部門檢索╃◕,並提供了一個完整的檢索庫✘·╃。

  檔案使用的安全性和可靠性

  電子檔案管理體系對涉及機密檔案的查詢和使用許可權進行了嚴格的規定╃◕,確保了資料的安全性;對檔案的智慧化₪☁•₪☁、資料的利用₪☁•₪☁、全程留跡可溯源₪☁•₪☁、線上借閱與審批₪☁•₪☁、最佳化借閱利用管理流程✘·╃。

  動態靈活的基礎設定

  數字檔案管理系統可自定義設定角色系統╃◕,併為不同使用者角色配置系統訪問許可權✘·╃。

  為什麼要做檔案整理

  (1)防治檔案的損壞要了解和掌握檔案損壞的原因和規律╃◕,透過經常性的具體工作╃◕,採取專門的有的放矢技術措施和方法╃◕,最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響╃◕,從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小範圍內✘·╃。

  (2)延長檔案的壽命檔案保管管理工作不僅僅在於只是一味地防治檔案的自然損壞╃◕,而且還要從根本上採取更積極的措施╃◕,儘可能最大限度地延長檔案的壽命╃◕,或者說╃◕,儘可能延長檔案被自然損壞的時間✘·╃。

  (3)維護檔案的安全維護檔案的安全╃◕,一方面是指檔案作為一種物質存在的形態必須最大限度地使其安全存在下去;另一方面是指檔案作為一種社會現象╃◕,要在整個政治鬥爭範圍內╃◕,不致因為保管的不當或條件的低劣使檔案丟失而發生洩密╃◕,造成政治上的不安全✘·╃。

  3₪☁•₪☁、檔案管理工作的基本要求

  (1)以防為主₪☁•₪☁、防治結合

  (2)加強重點╃◕,照顧一般

  (3)自力更生₪☁•₪☁、勤儉節約

  (4)立足長遠₪☁•₪☁、保證當前

檔案整理數字化的意義

  檔案整理數字化的意義

  檔案整理數字化的意義是查詢方便╃◕,儲存資料大╃◕,節約庫房和成本╃◕,傳輸檔案資料資料便捷快速╃◕,從而提高工作效率╃◕,實現檔案管理無紙化╃◕,網路化✘·╃。

  一₪☁•₪☁、提高經濟效益過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段╃◕,致使管理成本大幅上漲✘·╃。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案資訊物件轉為機讀檔案╃◕,不僅節約了保管費用╃◕,節省了佔地空間╃◕,而且查閱起來極為方便迅速╃◕,從而避免了反覆印製資料而造成的紙張和人員的浪費✘·╃。

  二₪☁•₪☁、提高辦公效率數字化檔案管理使資料能及時歸檔╃◕,並儘快提供利用✘·╃。以組織部門為例╃◕,幹部的任用₪☁•₪☁、幹部的提拔都需要詳細準確的檔案資訊✘·╃。然而檔案數字化管理變可提供詳細₪☁•₪☁、即時的資料資訊╃◕,為領導決策提供服務✘·╃。

  與此同時╃◕,數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單╃◕,真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事✘·╃。由於資訊的超時空流動╃◕,數字化檔案事實上成為“無牆界檔案”╃◕,檔案庫也從檔案實體的保管基本變成了提供利用方便的資訊控制中心✘·╃。

  三₪☁•₪☁、增強檔案原件保護將紙製檔案轉變為數字化電子檔案後╃◕,檔案的使用更加安全✘·╃。尤其對歷史久遠的檔案材料╃◕,數字化處理後無疑是對其更好的保護╃◕,另外╃◕,透過檔案的數字化處理後╃◕,防止了部分檔案篡改的行為✘·╃。

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