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檔案服務平臺

來源✘·◕▩▩: 2022-10-14

  隨著資訊科技的迅速發展••▩₪·,資訊資源數字化▩✘、網路化的程序進一步加快••▩₪·,檔案管理的資訊化建設已經成為一個備受關注的熱點☁•↟。企業••▩₪·,學校••▩₪·,政府單位等都需要對檔案進行資訊化管理••▩₪·,來適應當今社會的資訊化▩✘、網路化發展趨勢☁•↟。

  檔案服務平臺為企事業單位的檔案現代化管理••▩₪·,提供完整的解決方案••▩₪·,檔案管理系統可以自成系統••▩₪·,為使用者提供完整的檔案管理和網路查詢功能••▩₪·,也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理••▩₪·,或者與MIS資訊管理系統相結合••▩₪·,形成更加完善的現代化資訊管理網路☁•↟。

檔案服務平臺

  什麼是檔案管理系統

  檔案管理系統••▩₪·,就是透過建立統一的標準••▩₪·,規範整個檔案管理••▩₪·,包括規範各業務系統的檔案管理;構建完整的檔案資源資訊共享服務平臺••▩₪·,支援檔案管理全過程的資訊化處理••▩₪·,包括:採集▩✘、移交接收▩✘、歸檔▩✘、儲存管理▩✘、借閱利用和編研發布等等••▩₪·,同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式••▩₪·,以服務模型為業務管理基礎••▩₪·,業務流和資料流建立在以服務為模型的系統平臺之上☁•↟。

  目前檔案管理存在的問題

  一▩✘、互聯互通很難實現

  建設多個業務系統數字檔案▩✘、或跨地域跨部門的大型企事業單位的各個分支容易形成“資訊孤島”••▩₪·,難以打破不同地域▩✘、不同系統的壁壘與界限••▩₪·,資訊共享率低••▩₪·,難以實現整體資料展示與分析☁•↟。

  二▩✘、資料質量難把控

  傳統檔案管理人員專業度參差不齊••▩₪·,在不同分公司▩✘、不同部門▩✘、不同地域的管理上或多或少存在差異••▩₪·,不同的情況導致檔案資料質量難以保證••▩₪·,不易實現統一管理▩✘、統一調配☁•↟。

  三▩✘、使用效率難以提高

  傳統檔案借閱及查詢調取耗費時間長且無法實現全文檢索••▩₪·,降低了使用效率;沒有互通互聯的檔案更新頻率也不及智慧檔案快••▩₪·,這使得眾多值得借鑑的歷史資料的複用程度降低••▩₪·,削弱了檔案儲存的重要意義☁•↟。

  四▩✘、存調成本難控制

  傳統檔案儲存浪費大量的紙張▩✘、空間••▩₪·,其調取與還回的過程中又耗費大量時間與精力••▩₪·,導致檔案的存調成本高••▩₪·,難控制☁•↟。

  五▩✘、儲存環境難掌控

  傳統檔案的製成材料▩✘、溫度▩✘、溼度▩✘、光線▩✘、汙染物都會對檔案“壽命”的長短起著至關重要的作用••▩₪·,而這些自然因素是比較難以掌控的☁•↟。

  從以上提到的幾點來看••▩₪·,檔案管理還存在許多問題••▩₪·,如果不去解決••▩₪·,雖然沒有特別實質的影響••▩₪·,但還是會帶來很多不便☁•↟。相反••▩₪·,如果解決好了檔案管理這個問題••▩₪·,那麼工作的各個方面都能得到提升☁•↟。

  檔案管理軟體的作用

  (一)提高工作效率

  檔案管理系統軟體的發明••▩₪·,逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式••▩₪·,不用像以前過多編輯檔案的條目及內容••▩₪·,完全可以在系統軟體的提示下一步一步進行建檔▩✘、歸檔等工作☁•↟。一旦發現錯誤檔案資訊••▩₪·,可直接在系統中進行更改••▩₪·,省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯▩✘、列印等環節••▩₪·,節省了時間和資源☁•↟。

  如發現漏輸的檔案資訊••▩₪·,可直接插入補充••▩₪·,簡單易行••▩₪·,省去了對其他辦公軟體因不熟悉而造成的失誤••▩₪·,使用者也可以隨時隨地查閱檔案資料••▩₪·,直接進行關鍵字等方式搜尋••▩₪·,一搜即可••▩₪·,不再需要查詢翻閱等••▩₪·,極大地提高了工作效率☁•↟。

  檔案相關檔案輸出時也採用了統一的電子格式••▩₪·,兼容於大多數電腦系統••▩₪·,方便列印和傳閱☁•↟。在上報歸檔資訊工作方面••▩₪·,可將系統軟體處理的結果直接加密上傳到上級管理部門••▩₪·,節省了人力和時間☁•↟。

  (二)能夠更好地開發檔案內容資訊

  檔案管理系統軟體••▩₪·,可以在對檔案的基礎資訊編輯之後••▩₪·,新增此檔案的掃描電子圖片••▩₪·,這樣就做到了一點開目錄檔案就可以同時採集到此檔案的電子圖片••▩₪·,方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作☁•↟。

  檔案管理系統軟體還可以對相關的檔案檔案進行相關性編輯••▩₪·,這樣就可以輕鬆地透過檢索工具對各種有關的電子檔案進行查詢••▩₪·,使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解••▩₪·,使檔案內容發揮更大的作用☁•↟。

  同時••▩₪·,檔案管理系統軟體還包括資料的傳送▩✘、接收▩✘、備份▩✘、恢復等功能••▩₪·,方便快捷••▩₪·,此外還具有使用者管理▩✘、日誌功能▩✘、事務提醒等功能☁•↟。

  (三)更好地實現檔案保密功能

  一般的辦公軟體只能設定簡單的密碼••▩₪·,極容易造成洩密••▩₪·,而檔案管理系統軟體可以透過設定許可權管理進行管理員▩✘、查閱人等角色分工工作••▩₪·,可以設定人員的查閱許可權等••▩₪·,這樣就起到保密的效果☁•↟。

  在查檔人員進行查檔時••▩₪·,系統可自行記錄••▩₪·,形成查詢日誌••▩₪·,對資料傳輸▩✘、使用者訪問▩✘、內容列印等操作進行了安全設計••▩₪·,以保證檔案的使用安全☁•↟。檔案管理系統軟體還配備了電子鎖••▩₪·,即使別人打開了檔案管理人員的電腦••▩₪·,也無法開啟檔案管理系統軟體☁•↟。

  選擇合適的檔案服務平臺管理軟體

  集中整理文件▩✘、協同線上操作▩✘、多級許可權管理▩✘、水印▩✘、禁止複製▩✘、支援設定獨立域名

  數字化檔案管理平臺

  2020年6月20日修訂透過的《中華人民共和國檔案法》提出“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力••▩₪·,可以以電子形式作為憑證使用”••▩₪·,為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐☁•↟。

  組織在日常檔案管理中存在著多項挑戰

  檔案收集難✘·◕▩▩:檔案分散在不同系統及部門••▩₪·,收集不及時☁•↟。

  檔案整理難✘·◕▩▩:手動整理檔案工作量大••▩₪·,耗時長••▩₪·,易出錯☁•↟。

  檔案鑑定難✘·◕▩▩:檔案的鑑定▩✘、銷燬步驟複雜••▩₪·,評定程式繁瑣☁•↟。

  檔案檢索難✘·◕▩▩:檔案模糊▩✘、記錄缺失等••▩₪·,導致檢索困難••▩₪·,影響決策☁•↟。

  檔案借閱難✘·◕▩▩:檔案查詢困難▩✘、借出狀態無法準確及時掌握▩✘、檔案資料往往只有一份••▩₪·,無法實現多人同時借閱☁•↟。

  軟數字化檔案管理平臺••▩₪·,融合了新的《檔案法》及國家最新的檔案管理規定••▩₪·,提供檔案的全生命週期管理••▩₪·,支援檔案收集▩✘、檔案整理▩✘、檔案利用▩✘、檔案鑑定▩✘、檔案銷燬等全過程••▩₪·,助力組織完成電子檔案標準規範體系建設☁•↟。

  數字化檔案管理平臺的核心亮點

  檔案的全生命週期管理✘·◕▩▩:與流程相結合••▩₪·,實現檔案收集▩✘、整理▩✘、利用▩✘、鑑定▩✘、銷燬的全生命週期管理☁•↟。

  全面支援信創適配✘·◕▩▩:支援全要素信創基礎環境••▩₪·,滿足信創各項指標要求☁•↟。

  檔案修復✘·◕▩▩:採用基於人工智慧深度學習的超解析度重建演算法••▩₪·,修復電子檔案中因原始檔案老化▩✘、破損▩✘、黴斑▩✘、退色等原因造成的檔案模糊問題••▩₪·,最大限度還原檔案原貌和視覺效果的增強☁•↟。

  文字識別✘·◕▩▩:採用ICR技術自動提取檔案文字資訊☁•↟。

  100%歸檔✘·◕▩▩:多種方式渠道獲取檔案••▩₪·,實現電子檔案的100%歸檔☁•↟。

  全文檢索✘·◕▩▩:支援型別檢索▩✘、關鍵字檢索▩✘、高階檢索等多種檢索方式••▩₪·,實現檔案全文檢索••▩₪·,全面提高檔案利用效率☁•↟。

  檔案防篡改✘·◕▩▩:對接多家電子印章產品••▩₪·,多層加密••▩₪·,防止篡改☁•↟。

  視覺化配置✘·◕▩▩:與各類OA▩✘、HRM▩✘、ERP▩✘、CRM等系統方便整合••▩₪·,靈活定義介面▩✘、表單▩✘、流程▩✘、許可權▩✘、元資料等☁•↟。

  檔案收集

  系統提供多種檔案歸檔收集方式••▩₪·,包括✘·◕▩▩:手工收集▩✘、線上收集▩✘、介面收集☁•↟。

  手工收集✘·◕▩▩:採用ICR技術精準識別掃描件裡的文字••▩₪·,實現掃描文件資訊提取的自動化••▩₪·,減少人工錄入文件資訊的人力成本☁•↟。

  線上收集✘·◕▩▩:與業務場景流程關聯••▩₪·,自動收集業務檔案••▩₪·,例如合同▩✘、公文▩✘、專案等業務場景中產生的大量檔案☁•↟。

  介面收集✘·◕▩▩:檔案系統提供多種系統整合方式••▩₪·,可以提供不同開放的資料介面供第三方系統進行呼叫••▩₪·,也可以主動開發呼叫其他系統介面☁•↟。

  檔案修復

  採用基於人工智慧深度學習的超解析度重建演算法將低解析度模糊的文字和字元影象重建為高畫質晰度的高解析度影象••▩₪·,修復電子檔案中因原始檔案老化▩✘、破損▩✘、黴斑▩✘、退色等原因造成的檔案模糊問題••▩₪·,最大限度還原檔案原貌和視覺效果的增強☁•↟。同時基於AI演算法自動給黑白照片和影片上色••▩₪·,提升照片影片視覺效果☁•↟。修復時從備選池中自動提取待修復檔案••▩₪·,提升清晰度▩✘、解析度等視覺效果••▩₪·,並自動批次進行修復☁•↟。

  檔案整理

  檔案著錄

  檔案著錄包括案卷著錄及卷內目錄著錄☁•↟。著錄時採用先著錄案卷資訊••▩₪·,後著錄卷內目錄的組卷模式☁•↟。由此••▩₪·,實現對文書▩✘、業務▩✘、科技▩✘、實物▩✘、會計▩✘、電子▩✘、圖書▩✘、聲像等型別檔案的管理☁•↟。根據各類檔案資訊錄入需求••▩₪·,可自定義檔案分類及各檔案分類著錄項資訊☁•↟。

  檔案編研

  將檔案分為大事記和專題檔案兩種編研方式••▩₪·,實現大事記的編寫▩✘、維護和查詢••▩₪·,能夠對專題檔案進行瀏覽▩✘、維護和目錄列印☁•↟。同時提供全宗卷樣式中心••▩₪·,實現全宗卷維護▩✘、全宗卷瀏覽▩✘、全宗卷樣列▩✘、樣列維護☁•↟。

  檔案利用

  檔案檢索

  提供多種檢索方式••▩₪·,如✘·◕▩▩:型別檢索▩✘、關鍵字檢索▩✘、高階檢索等••▩₪·,同時提供多個版本的同屏查閱功能••▩₪·,可以將多個版本的電子檔同一螢幕上進行檢視☁•↟。

  檔案借閱

  使用者可以在借閱列表中檢索••▩₪·,選擇需要借閱的檔案加入借閱審批流程☁•↟。借閱流程統一在線上流轉••▩₪·,支援電子檔案及實體檔案的借出及借閱☁•↟。管理員可實時跟蹤檔案借閱情況••▩₪·,並更新借閱狀態••▩₪·,電子檔案到期後會自動收回☁•↟。申請人可以在我的借閱記錄中檢視透過審批的借閱檔案☁•↟。

  檔案鑑定及銷燬

  針對到期的檔案資料進行開放鑑定▩✘、移交鑑定及銷燬鑑定☁•↟。使用者可以選擇一批次檔案透過鑑定流程完成鑑定業務••▩₪·,當前置的鑑定流程結束後••▩₪·,系統會自動將鑑定結果為無價值的檔案歸入待銷燬庫••▩₪·,使用者可以直接銷燬••▩₪·,也可以根據預設的規則進入回收站••▩₪·,避免因錯誤刪除檔案而導致重大損失☁•↟。

  檔案統計

  對一定時期內電子檔案的接收▩✘、整理▩✘、儲存▩✘、鑑定▩✘、利用等關鍵業務過程工作情況進行統計☁•↟。

  安全管控

  電子簽章及水印加註

  電子簽章及水印加註✘·◕▩▩:系統整合對接多家電子印章產品••▩₪·,多層加密••▩₪·,防止篡改☁•↟。支援新增PDF水印••▩₪·,防止使用者對檔案附件隨意修改▩✘、截圖▩✘、拍照▩✘、盜取資料資訊及下載後二次利用☁•↟。

  審計管理

  具備分級授權管理的機制••▩₪·,滿足“三員分立”許可權管理☁•↟。隨時記錄使用者訪問▩✘、存取▩✘、使用電子檔案的行為和資訊••▩₪·,杜絕隨意更改••▩₪·,加大安全把控☁•↟。

  密碼認證保障

  針對檔案資料的資訊保密需求••▩₪·,提供全網統一的身份認證和訪問控制手段以確保登入使用者合法性☁•↟。

  對於目前的各方面智慧化的社會來說••▩₪·,檔案的現代化管理的重要性不言而喻••▩₪·,而且想要實現也並非難事☁•↟。所以最重要的問題就是如何用最好的方式來最有效地實現••▩₪·,這裡只是分享了一個工具軟體助力實現••▩₪·,但真正的選擇還是要根據實際的需求出發••▩₪·,選擇最適合的☁•↟。

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